Assistant(e) des Services Généraux (H/F)
Rakuten France
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Assistant(e) des Services Généraux (H/F)

Rakuten France
  • Full time Position
  • Paris (France)
  • Published on September 7 2021
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[English version below]


L'équipe des Services Généraux de Rakuten France est à l'origine du bien être et de la sécurité de ses salariés. 

En tant qu'Assistant(e) des Services Généraux, vos missions seront notamment les suivantes : 


  • Sécurité et environnement :
    • Assurer un environnement agréable pour les salariés en anticipant leurs besoins et contrôler quotidiennement les locaux,
    • Veiller au respect des consignes et de la sécurité du site (caméras, badges d’accès, vérifications périodiques de l’électricité et des extincteurs, mesures sanitaires…) ;
    • Participer, avec l’Office Manager et le/les membres du CSE, à la revue des bureaux dans le cadre des préparations des réunions CSE-CHSCT (au moins 4 réunions par an).
  • Maintenance de 1er niveau :
    • Assurer la maintenance de l’établissement en suivant le plan d’intervention défini et effectuer des contrôles réguliers ;
    • Assurer le fonctionnement du matériel et des équipements des parties communes et salles de réunion,:
    • Assurer la maintenance préventive et curative du bâtiment
    • Assurer le check quotidien de la climatisation ;
  • Maintenance autre que de 1er niveau :
    • Communiquer rapidement à l’Office manager sur les besoins de prestataires pour les interventions qui ne peuvent être effectuées en interne :
    • Contrôler l’avancée des interventions des prestataires en support de l’Office Manager
  • Aménagements/Déménagements :
    • Installer la salle de réunion plénière (ASAKAI) deux fois par semaine ;
    • Participer aux réagencements / aménagements / déménagements des locaux ;
    • Gérer le câblage électrique en support du service IT ;
    • Collaborer avec les différentes équipes de Rakuten France dans les différents projets décorations des bureaux ;
  • Administratif :
    • Gérer le service courrier (affranchissement des courriers, envoi des colis, réception et distribution des colis) en garantissant une totale discrétion sur les courriers professionnels traités ;
    • Gérer les arrivées et départs des collaborateurs suivant les process et être force de proposition pour les améliorer si nécessaire,
    • Mettre à jour le tableau de suivi des interventions (tous niveaux confondus) et faire un retour régulier aux demandeurs,
    • Gérer les stocks de fournitures et préparer la nouvelle commande dès que ca parait nécessaire
  • Assurer ponctuellement l’accueil téléphonique et physique du siège et le remplacement de l’Office manager sur ses taches des Services Généraux durant ses absences.

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The Rakuten France General Services team is responsible for the well-being and safety of its employees.
As General Services Assistant, your missions will include the following:


  • Safety and environment:
    • Ensure a pleasant environment for employees by anticipating their needs and monitoring the premises on a daily basis,
    • Ensure compliance with instructions and site security (cameras, access badges, periodic checks of electricity and fire extinguishers, sanitary measures, etc.);
    • Participate, with the Office Manager and the CSE member (s), in the review of offices as part of the preparations for CSE-CHSCT meetings (at least 4 meetings per year).
  • 1st level maintenance:
    • Maintain the establishment by following the defined intervention plan and carry out regular checks;
    • Ensure the operation of the material and equipment of the common areas and meeting rooms:
    • Ensure the preventive and curative maintenance of the building
    • Ensure the daily air conditioning check;
  • Maintenance other than 1st level:
    • Quickly communicate to the Office manager on the needs of service providers for interventions that cannot be carried out internally:
    • Monitor the progress of service providers' interventions in support of the Office Manager
  • Arrangements / Removals:
    • Install the plenary meeting room (ASAKAI) twice a week;
    • Participate in the rearrangements / arrangements / relocations of the premises;
    • Manage the electrical wiring in support of the IT department;
    • Collaborate with the various Rakuten France teams in the various office decoration projects;
  • Administrative :
    • Manage the mail service (postage of mail, sending of parcels, reception and distribution of parcels) while guaranteeing total discretion on the professional mail processed;
    • Manage the arrivals and departures of employees following the processes and be a source of proposals to improve them if necessary,
    • Update the intervention monitoring table (all levels combined) and provide regular feedback to applicants,
    • Manage the stocks of supplies and prepare the new order as soon as it seems necessary.
  • Provide occasional telephone and physical reception from the head office and the replacement of the Office manager on his General Services tasks during his absences.

Profil :

De minimum formation Bac+2, vous disposez d'une expérience en tant qu'Assistant(e) des Services Généraux ou d'une expérience similaire (ex : expérience en hôtellerie restauration).

Doté(e) d'un excellent relationnel et d'un réel sens du service client, votre patience, votre organisation et votre réactivité seront vos meilleurs atouts sur ce poste. 

Vous maîtrisez le Pack Office.


Les + ? Vous avez réalisé une formation sur le thème de l'habilitation électrique BS BE + recyclage, vous pratiquez l'anglais et vous n'avez pas le vertige, ce poste est fait pour vous !


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With a minimum of Bac + 2 training, you have experience as a General Services Assistant or a similar experience (eg: experience in hotel and catering).
With excellent interpersonal skills and a real sense of customer service, your patience, your organization and your responsiveness will be your best assets in this position.
You have mastered the Office Pack.

The +? You have completed a training course on the subject of BS BE + recycling electrical accreditation, you practice English and you are not afraid of heights, this position is for you!

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