Assistant.e administratif.ve

CDI

Montpellier

Cirad

Association / Institution publique / Laboratoire1,7 k employésAgriculture / Secteur forestier

Publiée le 6 février 2024

  • Contrat

    CDI

  • Localisation

    Montpellier

  • Date de début

    Avril 2024

  • Niveau d'étude

    Bac+2

  • Télétravail

    Partiel

Description du poste / de la mission

Vous serez accueilli.e au CIRAD au sein de l'unité mixte de recherche « Territoire, Environnement, Télédétection et Information Spatiale » (UMR TETIS, INRAE / CIRAD / AgroParisTech / CNRS) dont les travaux portent sur l'information spatiale appliquée à la recherche agro-environnementale et à la gestion durable des ressources naturelles et des territoires (https://www.umr-tetis.fr).

L'UMR TETIS regroupe 76 agents permanents (dont 43 du CIRAD) issus de 4 tutelles (INRAE, CIRAD, AgroParisTech, CNRS) et 30 à 40 agents temporaires (dont une dizaine du CIRAD).

Elle est localisée au sein de la Maison de la Télédétection (MTD) de Montpellier.

Au sein de cette unité vous assisterez une vingtaine de chercheurs ingénieurs et techniciens du Cirad, en complémentarité et collaboration avec les deux autres assistantes de l’unité déjà en poste.

Vos attributions principales seront :

-Secrétariat courant de.s l'équipe.s,

-Gestion de la messagerie, analyse de l'information, diffusion ciblée réponse, classement,

-Suivi des congés des agents dont vous aurez la charge

-Organisation de missions : Ordres de missions, notes de frais, visas, achats de billets (avion et/ou train), réservation d’hôtel etc. et transmission aux services concernés, pour l’ensemble des agents dont vous aurez la charge

-Passation de commandes pour les besoins en matériel et services

-Organisation et gestion des dossiers administratifs dans le cadre de l’accueil des populations externes au Cirad (stagiaires, partenaires, prestataires, etc.)

-Logistique des accueils (carte de cantine, bureau, ordinateur, accès réseau/messagerie via Cerbère et l’application Gestion des Bénéficiaires)

-Respect des procédures administratives (contrôle de la conformité des dossiers transmis)

-Participation au suivi budgétaire (interface avec les services comptables via Figaro et Siroco)

-Rédaction, corrections et mise en page de documents

-Organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus

-Participation à l’organisation des événements de l’unité : séminaires, journées scientifiques

-Mise à jour des informations internes TETIS sur intranet.


Profil souhaité

Bac +2 Secrétariat avec une expérience de 2 ans minimum 

 

Savoir-être

o  Savoir travailler en équipe/en réseau

o  Être organisée et rigoureux (se) dans la réalisation de ses activités

o   S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)

o   Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)

o  Faire preuve d'initiative et être force de proposition

o  Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service

o  Savoir déceler des situations sensibles

o  Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise

 

Savoirs

o   Connaître le fonctionnement des circuits d'information, tant internes qu'externes et avoir une bonne connaissance des missions du CIRAD

o  Connaître les techniques administratives dans son domaine d'activité

o  Connaître l'environnement bureautique

o  Avoir des notions en gestion financière

 

Savoir-faire

o  Mettre en œuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique

o  Synthétiser l'information reçue ou traitée tant à l'oral qu'à l'écrit

o  Discerner les informations confidentielles de celles diffusables

o  Rendre compte à sa hiérarchie

o  Maîtriser les outils de bureautique et informatiques

o  Mettre en œuvre les procédures administratives et savoir se les approprier rapidement,

o  Savoir gérer les urgences

o  Alerter et proposer des améliorations aux situations sensibles

Date limite de candidature

Non renseigné

Fonction

Administratif

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