Die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen: So geht’s

Das Unternehmen deiner Wahl lädt dich zum Vorstellungsgespräch ein – Herzlichen Glückwunsch! Der Weg zum persönlichen Vorstellungsgespräch ist die halbe Miete auf dem Weg zum Traumjob.

Vor allem als Berufseinsteiger mit begrenzter Erfahrung im Bewerbungsprozess stehst du nun aber vor der Frage, wie du die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen sollst. Auch wenn es sich auf den ersten Blick um eine reine Formalie handelt, lauern auf dem Weg zum Vorstellungsgespräch noch einige Stolpersteine. In diesem Beitrag erklären wir dir daher alle wichtigen Punkte rund um dein Antwortschreiben auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch – inklusive Muster.

Das bedeutet deine Einladung zum Vorstellungsgespräch

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch heißt für dich:

• Deine Bewerbungsunterlagen mitsamt Lebenslauf und Anschreiben haben überzeugt – den ersten Meilenstein auf dem Weg zum neuen Job hast du damit bewältigt.
• Du bist in der engeren Auswahl für die ausgeschriebene Stelle. Unternehmen laden üblicherweise nur eine sehr begrenzte Anzahl an KandidatInnen zum Vorstellungsgespräch ein.
• Das Unternehmen möchte dich nun persönlich kennenlernen und deine Stärken und Schwächen im direkten Gespräch beurteilen.

Termin zum Vorstellungsgespräch bestätigen – der beste Zeitpunkt

Du wartest seit Tagen auf die Rückmeldung von deinem Wunsch-Unternehmen und starrst wie gebannt auf dein E-Mail-Postfach? Wenn die erlösende Einladung zum Vorstellungsgespräch dann endlich angekommen ist, stellst du dir sicher die Frage, wann der beste Zeitpunkt für eine Antwort ist. Solltest du direkt antworten oder die PersonalerInnen lieber noch ein bisschen „zappeln“ lassen?

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Lasse nicht zu viel Zeit verstreichen, wenn du die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigst. Wenn du ein ernsthaftes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle hast, dann solltest du entweder noch am selben Tag oder am Tag darauf den Termin zum Vorstellungsgespräch bestätigen. Damit unterstreichst du nicht nur dein Interesse an der Stelle, sondern auch deine Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit im Beruf – ein erster Pluspunkt im Wettbewerb um die ausgeschriebene Stelle.

Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen – Mail, Telefon oder LinkedIn?

Um eine gleichzeitige Kommunikation auf mehreren Kanälen zu vermeiden, solltest du die Einladung zum Vorstellungsgespräch grundsätzlich so bestätigen, wie du sie auch erhalten hast.

In der Regel wird dich das Unternehmen per E-Mail kontaktieren, um dir direkt einen Termin zum Bewerbungsgespräch vorzuschlagen. Diesen Vorschlag kannst du dann direkt ebenfalls per E-Mail bestätigen, indem die die Antwort-Funktion deines E-Mail-Providers nutzt.

In einigen Fällen greifen PersonalerInnen auch direkt zum Hörer, um mit dir einen Termin zum Vorstellungsgespräch abzustimmen. Dadurch können mehrere E-Mail-Schleifen mit gegenseitigen Terminvorschlägen vermieden werden. Du hast gerade keinen Kalender zur Hand oder bist unterwegs? Das ist kein Problem – bitte die Kontaktperson einfach um ihre E-Mail-Adresse, um den Termin später zu bestätigen. Frage bei dieser Gelegenheit auch gerne noch einmal nach dem Namen der Kontaktperson, falls du dir diesen zu Beginn des Gesprächs in der Aufregung nicht merken konntest.

Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen – der Aufbau

Die Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist eine reine Formalie – und sollte daher kurz und knapp, aber freundlich formuliert sein. Es gibt keinen Grund, in der E-Mail-Bestätigung für den Termin schon deinen Lebenslauf oder deine Stärken zu erwähnen – dazu hast du im Vorstellungsgespräch noch genug Zeit.

Bei der Formulierung deines Antwortschreibens kannst du dich an folgendem Aufbau orientieren:

• Anrede: Sprich die Kontaktperson nach Möglichkeit direkt mit Namen an und wähle dabei die höfliche Anrede „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr“.
• Bedankung für die Einladung: Bedanke dich für das Interesse des Unternehmens und für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.
• Termin: Bestätige den Termin, indem du Datum und Uhrzeit noch einmal nennst oder mache alternativ einen Gegenvorschlag für einen Alternativ-Termin
• Kontaktdaten: Nenne für den Fall kurzfristiger Terminänderungen noch einmal deine Kontaktdaten. Tipp: Es wirkt professionell, wenn du eine Signatur erstellst und in der Mail dann einfach auf die Kontaktdaten in der Signatur verweist. Das ist im Berufsleben ohnehin üblich.
• Fragen stellen: Wenn du noch konkrete Fragen zu den Rahmenbedingungen des Vorstellungsgesprächs hast, dann hast du hier die Gelegenheit dazu. Vermeide aber nach Möglichkeit Fragen wie „Soll ich besser mit der Bahn oder mit dem Auto anreisen?“. Das Unternehmen erwartet von einem Berufseinsteiger, dass du deine pünktliche Anreise selbst organisieren kannst.
• Verabschiedung: Verabschiede dich mit einer freundlichen Grußformel und drücke deine Vorfreude auf das Vorstellungsgespräch aus.

Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen – Muster

Mit diesem Muster kannst du die Einladung zum Vorstellungsgespräch kurz und knapp bestätigen:

Termin für das Vorstellungsgespräch verschieben – Muster

Mit diesem Muster-Antwortschreiben kannst du um eine Verschiebung des vorgeschlagenen Termins zum Vorstellungsgespräch bitten:

Termin zum Vorstellungsgespräch absagen?

Du hast in der Zwischenzeit bereits einen Vertrag bei einem anderen Unternehmen unterschrieben oder dich aus bestimmten Gründen gegen den Job beim einladenden Unternehmen entschieden? Dann solltest du die E-Mail nicht etwa unbeantwortet lassen, sondern die Einladung höflich ablehnen. Dabei ist es dir überlassen, ob du in deinem Antwortschreiben den Grund für die Absage nennst oder die Einladung unbegründet ablehnst.

Hier findest du ein Muster für eine begründete Absage der Einladung zum Vorstellungsgespräch:

Gut vorbereitet in dein Vorstellungsgespräch

Noch ist genug Zeit bis zum Vorstellungsgespräch – diese Zeit solltest du allerdings nicht ungenutzt verstreichen lassen, sondern dich intensiv auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten.

Dein Vorteil: Vorstellungsgespräche folgen häufig einem typischen Schema und lassen sich daher gut vorbereiten. Mit unseren 10 Tipps kannst du dich perfekt auf den großen Tag vorbereiten:

• Recherche zu Unternehmen, Branche und Gesprächspartner
• Sorgfältige Vorbereitung der Selbstpräsentation
• „Spickzettel“ mit den wichtigsten Informationen vorbereiten
• Bewerbungsunterlagen mitbringen (Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse)
• Eigene Fragen vorbereiten
• Antworten auf die typischen Fragen vorbereiten
• Sich angemessen kleiden
• Den Gehaltswunsch vorbereiten
• Die Anreise planen
• Nur nicht nervös werden

In unserem Beitrag 10 Tipps zur Vorbereitung auf dein Bewerbungsgespräch erklären wir dir ausführlich, worauf es bei der Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs ankommt.