Aufgaben und Anforderungen

Arbeitsumfeld

Die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA - das sind rund 113.000 Mitarbeitende in ganz Deutschland, die sich für unsere Gesellschaft engagieren. Sie bieten Orientierung auf dem Arbeitsmarkt, unterstützen und sichern Existenzen.
Ein Teil der BA sind die Regionaldirektionen, welche die Bundesagentur für Arbeit in den einzelnen Bundesländern vertritt. Sie verbinden bundesweite Ziele mit den Anforderungen der regionalen Arbeitsmärkte und gestalten gemeinsam mit ihren Partnerinnen und Partnern eine zukunftsfähige Arbeitsmarktpolitik.

Möchten auch Sie soziale Verantwortung übernehmen? Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt.

Aufgaben und Tätigkeiten

Als Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung übernehmen Sie administrativ-organisatorische Aufgaben im Vorzimmer eines Geschäftsführungsmitglieds.
Koordinieren und organisieren: Sie sorgen dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren und übernehmen die Verantwortung für die Terminkoordination für ein Geschäftsführungsmitglied. Sie stellen die telefonische Erreichbarkeit der Geschäftsführung zu den üblichen Erreichbarkeitszeiten sicher.
Sorgfältig bearbeiten: Sie steuern Anfragen, überwachen laufende Postein- und ausgänge, bereiten die Korrespondenz für die Geschäftsführung vor und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur termingerechten Sachbearbeitung.
Unterstützen und zusammenarbeiten: Sie stimmen sich mit Kolleginnen und Kollegen im Büro ab und übernehmen auch die Vertretung im Vorzimmer des Vorsitzenden der Geschäftsführung. Sie betreuen und bewirten Besuchende und Gäste der Geschäftsführung.

Voraussetzungen

Fundiert ausgebildet: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung - zum Beispiel in der Verwaltung oder als Bürokauffrau/-mann und weisen einschlägige Berufserfahrung nach, die mit den Aufgaben der zu besetzenden Stelle vergleichbar sind.
Alternativ: Sie haben einen mittleren Bildungsabschluss und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld.
Sorgfältig und strukturiert: Sie arbeiten gewissenhaft, behalten auch bei vielen Aufgaben den Überblick und legen Wert auf verlässliche Abläufe.
Kommunikativ und teamorientiert: Sie unterstützen Ihre Kolleginnen und Kollegen zuverlässig, stimmen sich ab und tragen zu einem positiven Miteinander bei.
Engagiert aus Überzeugung: Sie sind positiv gegenüber allen Menschen eingestellt, stehen für Chancengleichheit und Vielfalt ein und haben eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in Deutschland.
Kommunikativ Digital affin: Der Umgang mit IT-Anwendungen ist Ihnen vertraut, und Sie arbeiten sich schnell in neue Systeme und digitale Prozesse ein.

Wir bieten

Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag, derzeit rund 2.997,50 € mtl. brutto für Vollzeitbeschäftigte). Bei einschlägiger Berufserfahrung kann eine Eingruppierung in eine höhere Entwicklungsstufe auf Nachweise durch entsprechende Arbeitszeugnisse erfolgen.
Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.
Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr (für Vollzeitbeschäftigte) sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
Entwicklung ohne Grenzen: Die Karrierewege und Weiterbildungsmöglichkeiten an den über 750 Standorten der Bundesagentur für Arbeit sind umfangreich und vielfältig - lassen Sie uns Ihre Entwicklung zusammen gestalten!
Willkommen mit Plan: Mit unserem strukturierten Onboarding-Programm heißen wir Sie willkommen und machen Sie fit für Ihren neuen Aufgabenbereich.
Familienfreundlich in jeder Lebensphase: Ihr sorgenfreies Arbeiten auch in herausfordernden Lebensabschnitten liegt uns am Herzen - wir unterstützen sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel bei Betreuungsaufgaben oder beim Wiedereinstieg.
Arbeit, die Sinn macht: Ihr Arbeitsplatz bei uns ist sicher und sinnstiftend, denn Sie tragen dazu bei, den sozialen Frieden in Deutschland zu sichern.
Gleichstellung leben: Nach dem Bundesgleichstellungsgesetz fördern wir aktiv und auf allen Ebenen die Gleichstellung von Frauen und Männern.
Wertschätzung von Vielfalt: Wir leben kulturelle Offenheit und legen höchsten Wert auf Gleichbehandlung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch seine Fähigkeiten einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen oder durch unsere technischen Berater*innen, die die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung prüfen und Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes unterstützen.

Hinweise zur Stellenbesetzung:

Die Befristung erfolgt auf Grundlage des § 14 Abs. 2 oder Abs. 3 des TzBfG für 24 Monate. Aus arbeitsrechtlichen Gründen können gemäß § 14 Abs.2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes nur Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt werden, die noch nie zuvor bei der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt waren.
Es handelt sich um eine Stelle in Teilzeit mit der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit
Bitte beachten Sie, dass für eine Bewerbung eine Registrierung in unserem Bewerbungsportal erforderlich ist. Hierfür müssen Sie sich zunächst im Karriereportal der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/karriere) mit Ihrer E-Mailadresse und einem eigenen Passwort registrieren. Eine Erklärung erhalten sie im Video unter https://www.arbeitsagentur.de/bakarriere/ba-bewerbungsprozess
Bei technischen Problemen rufen Sie bitte unsere gebührenfreie Hotline an: 0 800 4 5555 01.
Bei Rückfragen steht Ihnen das Team Personalgewinnung gerne telefonisch unter der Telefonnummer 09111777030 oder per E-Mail < E-Mail aus Sicherheitsgründen gelöscht > zur Verfügung.

Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jede*r 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellt. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. bei der Gestaltung Ihres Arbeitsumfeldes: unsere technischen Berater*innen prüfen und unterstützen Sie bei der bedarfsgerechten Ausstattung Ihres künftigen Arbeitsplatzes.

Wir bieten Ihnen nicht nur eine Stelle, sondern begleitet durch eine enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen auch die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung sowie vielfältige gesundheitsfördernde Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem privaten PKW zu erreichen.

Sehr gerne steht Ihnen bei Fragen zum Bewerbungsprozess unser Rekrutierungsteam zur Seite und stellt für Sie bei Bedarf auch Kontakt zu unserer Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen her.