Administratief medewerker

Binnen de Groep Humane Wetenschappen telt het Instituut voor Levende Talen ca. 80 medewerkers. Samen staan zij dagelijks in voor toonaangevend kwalitatief talenonderwijs. Naast de curriculaire taalvakken van de verschillende groepen (Humane Wetenschappen, Wetenschap & Technologie en Biomedische Wetenschappen) verzorgt het ILT ook NT2 (Nederlands voor hooggeschoolde anderstaligen en toekomstige KU Leuven-studenten). We begeleiden eveneens buitenlandse professoren die de wettelijke taalattestering moeten voorleggen binnen een bepaalde tijd. De talrijke NT2-studenten schrijven rechtstreeks in bij het studentensecretariaat in de Dekenstraat. Dit vergt een afzonderlijke administratie waarvoor wij nu op zoek zijn naar een voltijdse medewerker.

• Samen met een halftijdse collega verzorg je de inschrijvingen van alle NT2-studenten. Vanuit je inhoudelijke expertise in verband met onderwijsprocessen zorg je voor correcte en oplossingsgerichte antwoorden op vragen, in lijn met de procedures en richtlijnen binnen KU Leuven (bijvoorbeeld met betrekking tot examenresultaten).
• Samen met je collega verzeker je de permanentie aan het onthaal en op het secretariaat. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten, collega's en bezoekers.
• Je voert verschillende secretariaats- en onthaaltaken uit zoals onthaal van studenten, telefoonreceptie, diverse administratieve taken, post en documenten verdelen, kopieerwerk, (digitaal) archiveren, goederenontvangst, overleg met docenten en externe klanten zoals de VDAB, het Agentschap Integratie en Inburgering, en intern met het International Admissions Office van KU Leuven.
• Je staat in voor de logistieke ondersteuning van vergaderingen en allerhande evenementen in samenwerking met de administratieve coördinator van het ILT en met de cursusdienst.
• 30% van je opdracht wordt ingevuld door de administratieve ondersteuning van de NT2-docenten.
• Je draagt actief bij aan de optimalisatie van de werking en doet verbetervoorstellen.
• Je investeert in je eigen ontwikkeling via opleiding en teamoverleg, zodat je specialist blijft binnen je vakgebied.

• Je hebt een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
• Je bent proactief en kan je werk zelfstandig organiseren.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en het Engels. Frans is een pluspunt.
• Je werkt graag in teamverband, je hebt een probleemoplossende attitude en een klantgerichte houding.
• Je kan vlot werken met Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ...). Kennis van SAP is een pluspunt.

• We beogen een voltijdse aanstelling.
• We bieden jou een job in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen.
• Het betreft een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur voor één jaar met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
• Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, Samenaankoop.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij prof. dr. Ann Bertels, mail: < E-Mail aus Sicherheitsgründen gelöscht >. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail: < E-Mail aus Sicherheitsgründen gelöscht >.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 15/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing