Die besten Apps für mehr Produktivität im Beruf

Egal, ob angestellt oder selbständig – konzentriert und vor allem produktiv bei der Sache zu bleiben, ist nicht immer einfach. Oft kommen kurzfristig wichtige Aufgaben dazwischen. Meist – und das müssen wir alle zugeben – sind es aber andere Dinge, die uns ablenken. Dazu gehört mitunter die überall und jederzeit verfügbare Unterhaltung auf Netflix, Instagram, TikTok und Co. Aber auch unwichtige E-Mails können uns aus dem Workflow reißen.

Mit dem Problem steigt aber auch die Zahl an hilfreichen Apps, mit denen du Ablenkungen eliminieren, die eigene Konzentration verbessern und Produktivität steigern kannst. Um etwas gegen die ineffektive Arbeitszeit zu tun, haben wir also im Folgenden die besten Apps für Produktivität genauer unter die Lupe genommen. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Bereiche unterscheiden, an denen du arbeiten kannst: Organisation, Zeitmanagement und Projektmanagement.

Die besten Organizer Apps – Notizen und Planung

Während damals Blatt und Papier einen festen Platz auf dem Schreibtisch hatten, wird heute alles zunehmend digital erledigt – so auch das Festhalten von Gedanken, Ideen und Notizen. Hier die drei besten Apps zum Organisieren, die kostenlos verfügbar sind:

• Notion
• Evernote
• Microsoft OneNote

Notion

Die Software ist sowohl mit Mac und iOS als auch mit Windows und Android kompatibel und kann zudem auch im Browser genutzt werden. Das digitale Notizbuch erlaubt es dir, auf Wunsch automatisch Templates zu erstellen, Medien hochzuladen, Tabellen zu erstellen und Notizen zu duplizieren. Dabei kannst du nicht nur mehrere Notizbücher anlegen, sondern auch verschiedene Seiten ineinander verschachteln. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind nahezu unerschöpflich. Damit ist Notion das perfekte digitale Notizbuch für Planer.

Evernote

Auch Evernote ist für Mac, iOS, Windows sowie Android nutzbar. Der Vorteil gegenüber Notion ist die größere Auswahl an Sprachen. Denn während Notion nu Englisch und Koreanisch kann, findest du auf Evernote auch Deutsch, Italienisch, Französisch und zahlreiche weitere Sprachen. Auch hier kannst du verschiedene Notizbücher anlegen und Unterseiten erstellen. Dabei hast du alle Notizen an einem Ort und kannst zudem deine To-Do’s verwalten und Medien hochladen.

Microsoft OneNote

Während Evernote und Notion auch kostenpflichtige Leistungen anbieten, ist Microsoft OneNote gänzlich kostenfrei. Auf der einen Seite ist das Interface im direkten Vergleich nicht ganz so überzeugend. Es gibt nur wenige Optionen, deine Notizen zu sortieren, was das Ganze etwas chaotisch macht. Andererseits kannst du auch hier verschiedene Notizbücher anlegen und die Nutzung ist intuitiv. So kannst du beispielsweise den Hintergrund ändern und Textfelder überall auf dem Bildschirm erstellen.

Die besten Zeitplan-Apps: Für besseres Zeitmanagement

Auch das Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor, der zur Steigerung der Produktivität beitragen kann. Möchtest du deine Smartphone-Zeit reduzieren, herausfinden, zu welcher Tageszeit du am konzentriertesten arbeitest oder einfach nur deine Arbeitszeit tracken? Dann können dir die folgenden Apps helfen.

• Forest
• RescueTime
• Focus To-Do

Forest

Eine der wohl bekanntesten Apps für ein effektives Zeitmanagement und konzentriertes Arbeiten ist Forest. Spielerisch bringt sie dich dazu, dein Smartphone einfach mal liegenzulassen, statt dich davon ablenken zu lassen. Denn sobald du den Timer startest, wird ein Samen gepflanzt, der sich langsam zum Baum entwickelt. Als Belohnung erhältst du Münzen, die du – sobald du 2.500 davon gesammelt hast – von der Organisation „Trees for the Future“ sogar zu einem echten Baum pflanzen lassen kannst. Greifst du innerhalb der festgelegten Zeitspanne dennoch zum Smartphone, dann stirbt der Baum.

RescueTime

Diese App ist nur auf dem Smartphone erhältlich und ist eine Kombination aus Zeiterfassung und App Blocker. Deine Arbeitszeit wird automatisch getrackt und gleich kategorisiert. So siehst du genau, wie du deine Zeit nutzt. Weiter kannst du bestimmte Seiten und Apps zu bestimmten Zeiten blockieren, sodass du nicht abgelenkt wirst, sondern produktiv arbeitest.

Focus To-Do

Bei dieser App handelt es sich um eine Kombination aus Zeit- und Aufgabenmanagement. Neben dem Erfassen der Arbeitszeit kannst du also auch Aufgaben, Termine, Erinnerungen und Listen verwalten. Dabei wird die Pomodoro-Technik genutzt. Das heißt: Aufgabe auswählen, Timer starten, konzentriert arbeiten und sobald der Timer klingelt, machst du eine kurze Pause, bevor es weitergeht. Wie lang Arbeitszeit und Pause sein sollen, kannst du vorher individuell einstellen.

Die besten Produktivitäts-Apps zum Arbeiten: Projektmanagement und To-Do‘s

Ein gutes Projektmanagement hilft dir, den Überblick über deine Aufgaben und Ziele zu behalten. Mit den folgenden Apps wirst du im Zweifelsfall auch an wichtige To-Do’s erinnert und vergisst keine Termine mehr.

• Trello
• Todoist
• Asana

Trello

Mit Trello verwaltest du deine Projekte und Tasks anhand von Boards, Karten als Notizzettel sowie Checklisten. Du kannst Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen, Kommentare hinzufügen und auch Medien hochladen. Es gibt außerdem eine Kalenderansicht und du kannst deine Boards auch offline bearbeiten. Alle Änderungen werden synchronisiert, sobald du wieder mit dem Internet verbunden bist.

Todoist

Die App von Todoist verzeichnet bereits über 10 Millionen Downloads allein auf Adroid-Geräten. Mit ihr kannst du deine Projekte und Tasks per Spracheingabe organisieren. Die Nutzung ist sehr intuitiv, wodurch sich die Anwendung auch als Einsteiger-Tool eignet.

Asana

Asana eignet sich sowohl für dich allein als auch für ganze Teams mit bis zu 15 Mitgliedern. Projekt- und Aufgaben-Dashboards sind in nur wenigen Klicks aufgesetzt. Verantwortlichkeiten und Deadlines sind auch schnell hinzugefügt, ebenso wie Kommentare. Deine To-Do’s kannst du in unterschiedliche Abschnitte gliedern, um das Ganze etwas übersichtlicher zu gestalten. Darüber hinaus gibt es eine Kalenderansicht, sodass du alles Wichtige auf einen Blick siehst.