Mit der ALPEN-Methode das Zeitmanagement optimieren

Oft ist es nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht effektiv nutzen. Du möchtest dein Zeitmanagement verbessern – und das mit möglichst wenig Aufwand? Die ALPEN-Methode kann dir dabei helfen, ganz gelassen den Gipfel deiner Produktivität zu erklimmen. Die Abkürzung ALPEN hat natürlich nichts mit dem gleichnamigen Gebirge zu tun. Erfahre hier mehr über die bewährte Technik aus dem Zeitmanagement.

Was ist die ALPEN-Methode? Eine Definition

Zeit ist immer gleich viel vorhanden – es kommt nur darauf an, wie du sie nutzt. Mit der ALPEN-Methode kannst du deinen beruflichen Tagesablauf auf besonders effektive, aber einfache Weise strukturieren, priorisieren und planen und somit produktiver arbeiten. Die Abkürzung ALPEN steht dabei für fünf Elemente des Zeitmanagements:

Das ALPEN Modell nach Prof. Dr. Lothar Seiwert

Das Besondere an diesem Modell: Dank der ALPEN-Methode benötigst du täglich nur wenige Minuten deiner kostbaren Zeit, um deine anstehenden Aufgaben mithilfe eines Tagesplans zu organisieren. Dabei konzentrierst du dich wirklich nur auf die anstehenden Aufgaben des Tages und planst nicht weit im Voraus. Erfunden wurde die ALPEN-Methode übrigens vom Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Prof. Dr. Lothar Seiwert. Ebenso wie etwa das Pareto-Prinzip hat sich die ALPEN-Methode als ein bewährtes Zeitmanagement Modell etabliert.

Was sich genau hinter den fünf Bausteinen verbirgt und wie du das ALPEN-Prinzip für dich umsetzen kannst? Darum geht es nun im Detail.

So funktioniert die ALPEN-Methode

Im oftmals stressigen Arbeitsalltag ist es mitunter eine große Herausforderung, den Überblick für die wichtigen Aufgaben des Tages zu behalten. Das ALPEN-Modell soll dir dabei helfen, etwas mehr Struktur in deine täglichen Aufgaben zu bringen. Das Gute daran: Du brauchst nur 15 Minuten, um deine To-dos schriftlich festzuhalten. Am besten erstellst du dir deinen Tagesplan am Vortag oder direkt am Anfang deiner Arbeitszeit. Empfehlenswert ist in jedem Fall, eine feste Routine in deinem Workflow zu etablieren. Ob du deine Notizen auf einem Zettel oder digital zusammenfasst, bleibt dir dabei ganz frei überlassen. Feststeht allerdings, dass du dich bei der ALPEN-Methode immer an den fünf Punkten aus dem Zeitmanagement orientieren solltest.

• A steht für:                     Aufgaben definieren
• L steht für:                      Länge schätzen
• P steht für:                     Pufferzeiten einplanen
• E steht für:                      Entscheidungen treffen
• N steht für:                     Nachkontrolle

Lass uns die fünf Bausteine der ALPEN-Methode im Einzelnen durchgehen und beleuchten, wie du sie am besten für dich umsetzen kannst.

A – Aufgaben definieren

Die Aufgaben zu notieren, bildet die Grundlage der ALPEN-Methode. Egal wie klein oder unwichtig dir die Aufgabe auch erscheinen mag – du solltest wirklich an alles denken. Denn manchmal sind es gerade die alltäglichen Dinge, die sich als kleine Zeitfresser entpuppen. Zudem kannst du dir deinen Arbeitstag mit einer lückenhaften Liste nicht effektiv einteilen. Notiere dir also am besten alle Punkte, die dir einfallen:

• Vom täglichen Check deiner E-Mails
• über das Nachrichtenupdate am Morgen,
• diverse Meetings und Besprechungen
• bis hin zur Ausarbeitung wichtiger Aufgaben (Reportings, Präsentationen, usw.).

Vergiss nicht, die unerledigten Aufgaben vom Vortag ebenfalls in die Liste mit aufzunehmen. Die Reihenfolge ist an dieser Stelle ganz egal.

L – Länge schätzen

Steht deine Aufgabenliste, geht es im zweiten Schritt darum, den Zeitaufwand der einzelnen To-dos einzuschätzen. So kannst du feststellen, welche Aufgaben mehr und welche weniger Zeit beanspruchen. Auf diese Weise wirst du ebenfalls die Schwerpunkte des Tages besser ausmachen können. Außerdem kannst du grob überblicken, ob du für den Tag bereits zu viel auf dem Zettel hast oder vielleicht sogar noch Platz für weitere Aufgaben besteht. Beim Abschätzen des Zeitaufwands geht es nicht darum, möglichst viel in möglichst wenig Zeit zu meistern. Schließlich wendest du das ALPEN Modell für dich an und musst dabei niemandem etwas beweisen. Versuche, dir lieber realistische Timings zu setzen. Manche Meetings ziehen sich gern in die Länge, einige Aufgaben sind besonders zeitaufwendig. Diese Kenntnisse solltest du bei deiner Zeiteinteilung berücksichtigen. Stecke dir auch einen zeitlichen Rahmen ab, indem du dir die Frage stellst, wie viel Zeit du für eine Aufgabe investieren möchtest. Setze dir gegebenenfalls eine Deadline, um produktiver zu werden.

Ein Beispiel: Für eine Besprechung hast du 20 Minuten kalkuliert. Mit diesem Hintergrund versuchst du im Gespräch schneller auf den Punkt zu kommen und besprichst die wirklich wichtigen Dinge.

P – Pufferzeiten einplanen

Eine plötzliche Kundenanfrage, eine knifflige Aufgabe oder nur ein lästiger Papierstau im Drucker: Unerwartete Ereignisse können deinen Tagesplan komplett durcheinanderbringen. Damit das nicht passiert, plant die ALPEN-Methode wertvolle Pufferzeiten ein. Dank Puffer bringt Unvorhersehbares keine Verzögerungen in die restliche Tagesplanung. Das nimmt den Druck raus und gibt dir die Möglichkeiten, deine Ziele trotzdem zu erreichen. In diesem Punkt kann die ALPEN-Methode gegenüber anderen Zeitmanagement Modellen punkten.

Nach dem ALPEN PRINZIP sollst du

• 60 Prozent deiner Arbeitszeit verplanen und
• 40 Prozent als Pufferzeit zurückhalten.

Die Pufferzeit solltest du wiederum unterteilen

• 20 Prozent für unerwartete Aufgaben und Verzögerungen
• 20 Prozent für soziale Interaktionen

Die Hälfte der Pufferzeit darfst du also für Gespräche mit Kolleg:innen oder eine Runde Tischkicker einplanen. Beachte: Eine offizielle Pause hat mit der Pufferzeit nichts zu tun.

E – Entscheidungen treffen

In diesem wohl wichtigsten Schritt der ALPEN-Methode kommt der Moment, um Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen. Auch wenn es dir nicht leichtfällt: Sortiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei kannst du die Eisenhower-Matrix zu Hilfe nehmen.

Deine Aufgaben solltest du nun von wichtig bis unwichtig sowie dringend bis nicht dringend sortieren und in deinem Tagesplan entsprechend berücksichtigen oder sogar ganz von der Liste streichen. Sicher lassen sich nicht alle Aufgaben ohne Weiteres priorisieren, aber du musst in jedem Fall eine Entscheidung treffen. Denn du kannst meist nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen. Auf diese Weise vermeidest du Frust und sorgst für die nötige Entlastung.

Gut zu wissen: Wer Prioritäten setzen kann, der meistert auch die Postkorbübung im Assessment Center!

N – Nachkontrolle

Am Ende des Tages solltest du Bilanz ziehen: Hast du deine Ziele erreichen können und alle Aufgaben erledigt? Bist du mit deinen einkalkulierten Pufferzeiten zurechtgekommen? War deine Zeiteinteilung realistisch? Am Anfang wirst du sicher häufiger daneben liegen, aber lass dich davon nicht entmutigen: Je länger du die ALPEN-Methode anwendest, desto genauer kannst du den tatsächlichen Zeitaufwand für deine Aufgaben einschätzen. Nutze die Nachkontrolle auch, um Liegengebliebenes für den nächsten Tag mit einzukalkulieren und den nächsten Tag zu planen.

Die wesentlichen Vorteile der ALPEN-Methode auf einen Blick

• Die ALPEN-Methode nimmt sich immer nur einen Tag vor.
• Der Zeitaufwand beträgt nur wenige Minuten pro Tag.
• Die Pufferzeiten verhindern Stress und fördern Erfolgserlebnisse.
• Du lernst Prioritäten zu setzen.
• Die Nachkontrolle hilft dir, dein Zeitmanagement kontinuierlich zu verbessern