Quels sont ces nouveaux outils pour être plus productif ?

Big prod

Vous avez passé toute la matinée à répondre à des mails et aux notifications de votre compte Twitter, Facebook, LinkedIn etc. Même programme du côté de votre collègue de bureau ou de classe sauf qu’elle a eu le temps d’aller aussi à la salle de sport et d’écrire un rapport de 10 pages… Pas de panique, être productif ce n’est pas intuitif. Avec la fin du semestre qui approche et votre to-do-list qui s’agrandit, on est là pour vous donner un petit coup de pouce. Venez découvrir les outils malins et indispensables qu’on vous a dénichés !

“Être productif” : qu’est-ce que ça veut dire? 

La productivité du travail est le “rapport entre la quantité produite et la quantité de travail utilisée” (soit le nombre d’heures nécessaires pour la réaliser). Ecrire une synthèse de 10 pages  pendant une après-midi à la bibli ou à son boulot c’est être productif; écrire à la place 10 posts sur Facebook, ça ne l’est pas (sauf si vous êtes community manager - et encore). Finalement la productivité est tout à fait subjective et dépend évidemment des attentes et objectifs initiaux de votre employeur, ou des vôtres. Sans compter que l’effort requis par un travail varie également selon les individus.

Partant de ces principes, être productif c’est atteindre des objectifs réalisables en un temps donné, fixés au préalable grâce à une bonne connaissance et évaluation de ses capacités. 

Et être productif n’a peut-être jamais été aussi difficile qu’aujourd’hui avec l’essor de la technologie qui nous pousse à flirter avec l’un des pires ennemis de la productivité : la procrastination (un Ted talk à voir absolument sur ce sujet ).

Alors, comment être plus productif ? 

Cette même technologie qui nous distrait (“il faut absolument que je revois cette vidéo de chat” ,“combien de calories mon bracelet Fit-bit m’indique là?” ) peut être également votre meilleur allié ! Bien sûr, il serait naïf de penser que votre productivité reposera entièrement sur votre nouvelle app’ mais ces nouveaux petits outils ne sont clairement pas à négliger pour vous faciliter la vie ou même améliorer vos performances.  Généralement très intuitifs et accessibles à partir de n’importe lequel de vos appareils électroniques, il faut avouer qu’ils cumulent les points positifs !

Ne vous en privez-donc pas, on vous a sélectionné quelques-uns d’entre eux qui ont tendance à faire l’unanimité.

Pour gérer son temps 

On l’a dit précédemment, être productif, c’est atteindre des objectifs réalisables en un temps donné.

On a très rarement vu un semestre de cours ou un travail sans deadline. Alors on établit des priorités, on fixe des limites pour chaque tâche et on suit régulièrement leur progression… Faux, ou plutôt rarement vrai. Dans la réalité, il est difficile d’identifier les tâches qui nous prennent plus de temps et d’énergie et on se pose parfois des deadlines trop ambitieuses qu’on respecte rarement. On finit alors avec une course contre la montre et parfois incapable d’en tirer les leçons parce qu’on ne sait toujours pas comment le temps a pu nous filer entre les doigts !

Quelques outils en ligne à essayer si vous rencontrez ce problème :

Toggl : Cet outil enregistre tout simplement votre temps et vous permet de voir exactement combien de temps vous avez consacré à chaque différente tâche afin de les gérer plus efficacement.

Rescue time : Dans le même acabit, cette application vous envoie toutes les semaines un rapport indiquant précisément la répartition de votre temps par jour : combien de temps passé à répondre à des emails, sur les réseaux sociaux, à organiser des réunions etc.

Focus Booster : Cette application a été spécialement conçue pour les rois et reines de la procrastination. Elle s’appuie sur la technique Pomodoro pour vous aider à améliorer votre concentration et à mieux découper votre journée. Pour en savoir plus sur la technique Pomodoro: (http://speedevelopment.com/technique-pomodoro/).

D’après l’étude de Kleiner Perkins Caufield and Byers, les individus vérifient en moyenne 150 fois par jour leur téléphone… Certains outils ont donc décidé de ne pas y aller par quatre chemins et bloquent tout simplement toute page susceptible de vous distraire et tout contenu que vous aurez ciblé auparavant. Fini les notifications, appels et messages :  aucune interruption n’est permise !

Strict Workflow Remède

Freedom

Focus on

Petit bonus : Vous êtes moyennement convaincus par les playlists “Concentration” de Spotify ou vous avez envie de changer ? Les musiques de Focus@will ont été scientifiquement testées pour modifier votre activité cérébrale et développer votre productivité et concentration. A tester !

2) Pour gérer ses tâches et ses projets 

Il est essentiel de se fixer des délais réalistes mais il faut également ne pas se perdre parmi la tonne de projets qui s’amoncelle sur votre bureau au fil du temps. Connaissez au moins les tâches à réaliser et vos priorités, et ces petits outils se chargent du reste !

Todoist : Ce gestionnaire de tâches est idéal pour organiser vos pensées, planifier vos prochaines actions, gérer votre to-do-list. Créez des sous-tâches, des priorités multiples, des étiquettes… Vous pouvez même visualiser votre productivité au fil du temps !

Trello : Incontournable outil pour la gestion et le suivi de vos projets seul ou en équipe. Doté d’une interface intuitive, vous organisez votre tableau de bord sous forme de cartes : partagez-les, utiliser des étiquettes, fixer des échéances.

Things : C’est le gestionnaire de tâches idéal pour ceux qui veulent aller droit au but. Le “Daily Review” vous permet de déterminer ce que vous voulez faire aujourd’hui, quelles sont les prochaines étapes et quelles tâches planifier pour les jours à venir. Simple et efficace.

Todoed : Cette extension Chrome est maligne et vous permet de créer des tâches à partir d’un contenu existant et de les confier également à d’autres personnes de votre équipe. “Tu peux m’envoyer le rapport XYZ?” Sélectionnez directement le texte du message et sauvegardez le comme “to-do” !

3) Pour gérer le travail collaboratif 

Rares sont ceux qui ne se sont jamais plaints intérieurement (ou non) de travailler moins efficacement en groupe. Certaines communiquent par mail, d’autres par Messenger, certains discutent de A,B,C pendant que d’autres parlent de D,E,F. Difficile d’avoir une communication fluide et de s’organiser de manière productive ! Trello, cité précédemment, aide à y voir plus clair mais voilà également l’outil indispensable pour un travail collectif efficace :

Slack: Si vous cherchez à centraliser une multitude d’informations, vous êtes tombés sur la plate-forme qu’il vous faut. Fini les boîtes email surchargées, les fichiers enregistrés à droite à gauche et les conversations sur trois applications différentes : Slack vous permet d’organiser vos discussions en les rangeant par différentes “channel. Vous pourrez ainsi créer des channel par thématiques et y inviter uniquement les membres concernés de votre équipe. Importez des documents, synchronisez le avec vos autres applications … il y a plein d’autres fonctionnalités à découvrir et à tester!

En parlant de synchronisation et d’importations de fichiers, évidemment Google Docs, Dropbox et WeTransfer sont des must-have pour la création de contenu et le partage de documents !

4) Pour prendre des notes 

Dans mon carnet ? Sur mon ordi? Dans les notes de mon téléphone? S’il vous arrive à vous aussi d’oublier où vous avez enregistré vos notes et de perdre votre temps à les retrouver (attention productivité en danger !), ces outils peuvent vous intéresser :

Evernote : Cette petite pépite de plateforme vous permet non seulement d’organiser vos notes écrites, mais également d’enregistrer des discours/interview/réunions, de prendre en photo des images ou croquis, de créer des to-do-list...Bref vous pouvez organiser vos idées sous la forme que vous voulez en un seul endroit, et même les partager avec qui vous voulez. On ne peut pas faire plus pratique!

One note : Petite alternative pour ceux qui sont inconditionnellement attachés au papier. Ou ceux qui ne peuvent pas s’en passer, car formule chimique ou schéma compliqué obligent… Pas de souci, écrivez ou dessinez avec un stylet ou votre doigt et cet outil de la suite Microsoft convertit vos notes manuscrites et vous permet de les organiser par la suite!

5) Pour créer du beau 

Arrive toujours le moment où vous devez sortir de votre tanière et exposer votre travail au regard du “monde” … Il faut que ça soit clair, simple et attractif. Seulement voilà, le design et vous ça fait deux et vous mettez des heures à créer un visuel propre. Ou vous en avez marre d’utiliser tout le temps les même template Powerpoint et vous avez envie d’innover et de surprendre. A tester :

Canva : Ce petit outil vous propose une multitude de modèles et de fonctionnalités pour faire de magnifiques visuels. Retouche de CVs, affiches, posters, cartes d’invitation...A vous de choisir!

Piktochart : Une infographie à réaliser? Pas de panique, cette application vous propose chaque semaine une bibliothèque de plus de 600 modèles professionnels. Un gain de temps considérable en perspective.

6) Pour mieux gérer …

...Ses e-mails : Comme mentionné précédemment, la gestion de ses e-mails peut être un vrai casse-tête et freiner votre productivité. Sortd Smart Skin est l’extension qui transforme votre boîte Gmail en tableau de bord style Trello. Sa fonction “glisser-déplacer”  vous permet de créer des listes et d’organiser vos e-mails par priorité à partir de votre boîte de réception.

...Ses mots de passe : Qui dit beaucoup d’applications dit beaucoup d’identifiants et de mots de passe...Et on ne peut pas vous le reprocher après cet article !  Avant de cliquer sur “Mot de passe oublié”, pensez à jeter un oeil sur des gestionnaires de mots de passe, comme Dashlane ou LastPass qui vous permettent de stocker tous vos identifiants de manière sécurisée. Petit inconvénient : il ne vaut mieux pas oublier l’unique mot de passe pour vous y connecter…

...Votre interface : Ca y est, vous avez ouvert une quinzaine d’onglets, vous ne retrouvez plus celui qui vous intéresse, vous perdez du temps à regrouper les informations, sans compter votre ordinateur qui commence à ramer (pour certains)... L’extension Onetab peut vous intéresser : elle ferme tous vos onglets et les regroupe sous forme de liste dans un seul onglet. A vous de les rétablir quand vous voulez. Malin.

...Les informations : Dans la même continuité, vous êtes tombés sur un article génial mais vous n’avez pas le temps ou la connection pour le lire maintenant. Même si vous avez téléchargé Onetab, plutôt que de garder la fenêtre ouverte, sauvegardez-le avec “Save to Pocket: une extension que vous allez remercier pendant vos trajets en métro !

Enfin, être productif c’est un mode de vie. Alors avant d’installer toute application ou extension, n’oubliez pas de chouchouter votre sommeil (allez une dernière app’ quand même pour la route : Sleep Cycle), faites un exercice physique le matin pour libérer vos endorphines ou adoptez une Morning routine (à lire “Miracle Morning” de Hal Elrod), et mettez du bleu et du rouge autour de votre espace de travail (d’après une étude de Science Daily vous renforcez votre concentration et votre créativité avec ces couleurs…!).

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