Medarbejder til institutsekretariatet - bred administrativ rolle med fokus på organisationsudvikling og informationssikkerhed

Vil du være med til at understøtte ledelse og medarbejdere på et institut med en kompleks og samfundsvigtig opgaveportefølje, og har du mod på at arbejde med betjening, organisationsudvikling, informationssikkerhed og risikohåndtering? Vi søger en akademisk medarbejder (AC) til en fast fuldtidsstilling, der har lyst til at arbejde bredt med organisatoriske, koordinerende og udviklingsorienterede opgaver i et institutsekretariat, der spiller en central rolle i instituttets daglige virke.

Stillingen er på 37 timer ugentligt og søges besat 1. oktober 2026, eller snarest muligt herefter.

Organisatorisk bliver du en del af institutsekretariatet - instituttets administrative hjerte - hvor engagerede og erfarne kolleger løser en bred vifte af opgaver for instituttets ledelse, ansatte og studerende. Sekretariatet er kendetegnet ved et tæt samarbejde, høj faglighed og en uformel omgangstone. Og god humor.

Forventet startdato og varighed

Der er tale om en fast stilling med start 1. oktober 2026, eller snarest muligt herefter.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 34 og 35.

Jobbeskrivelse

Du får en alsidig rolle i et institutsekretariat med en meget bred opgaveportefølje. Opgaverne vil udvikle sig over tid, men vil blandt andet omfatte:

Udvalgs- og ledelsesunderstøttelse

• Understøttelse af instituttets ledelse i administrative og koordinerende opgaver samt bidrag til oplæg og beslutningsgrundlag.
• Betjening af instituttets udvalg, herunder Samarbejdsudvalget og Institutforum, med forberedelse af møder, referatskrivning og opfølgning på beslutninger. I begge udvalg arbejder vi for øjeblikket på at sikre kendskab til udvalgets arbejde og sikre god forbindelse mellem instituttet og udvalgets repræsentanter. Det skal du hjælpe med.
  
  

Informationssikkerhed

• Medvirken til at sikre, at instituttet - hvor al forskning er kategoriseret som "kritisk" ift. EUs sikkerhed og konkurrenceevne - sikrer sin forskning. Dette stiller høje krav til både organisatoriske processer og medarbejdernes praksis.
• Varetage rollen som Lokal Informationssikkerhedskoordinator på instituttet.
• Arbejde med identifikation og vurdering af risici, implementering af retningslinjer samt understøttelse af medarbejdere i deres håndtering af informationssikkerhed.
  
  

Organisations- og udviklingsopgaver

• Bidrage til implementering og opfølgning på instituttets vision - et arbejde, der for alvor tager fart fra efteråret 2026.
• Deltagelse i implementering af initiativer på institut- og sektionsniveau, der følger af Arbejdspladsvurderingen (APV) i 2025.
• Medvirken til udvikling, implementering og forankring af processer, der understøtter et velfungerende institut med klare roller, hensigtsmæssige arbejdsgange, og god intern kommunikation.
• Undersøgelse og udvikling af muligheder for brug af AI og automatisering til at effektivisere vores administrative sagsgange og processer, herunder ved at identificere og lade sig inspirere af best practice på tværs af universitetet.

Derudover vil der være løbende ad hoc-opgaver af administrativ og koordinerende karakter. Stillingen har en stor berøringsflade i organisationen og indebærer opgaver af væsentlig betydning for instituttets samlede funktion.

Din profil

Vi forestiller os, at du:

• Har en relevant uddannelse, fx scient.pol., scient.adm. eller anden samfundsvidenskabelig uddannelse. Du kan være nyuddannet.
• Trives i en bred rolle med mange snitflader og varierede opgaver.
• Kan oversætte komplicerede opgaver til overskuelige processer.
• Følger systematisk op på beslutninger, aftaler og processer.
• Har interesse for arbejde tæt på universitetets kerneopgave (forskning og undervisning) i en stor organisation.
• Har mod på at arbejde med komplekse problemstillinger, herunder informationssikkerhed og risikohåndtering.
• Er samarbejdsorienteret, udadvendt og god til at skabe relationer på tværs af organisationen.
• Kan formulere dig klart og præcist på både dansk og engelsk.
• Er nysgerrig på - og har flair for - it-systemer og digitale arbejdsgange.
  
  

Hvem vi er

Institut for Mekanik og Produktion er ét ud af fire ingeniørinstitutter, som blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU's omorganisering af ingeniørområdet. Vibeskæftiger ca. 135 medarbejdere fordelt på 20+ nationaliteter og arbejder med forskning og uddannelse af civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Instituttet er organiseret i tre sektioner, som alle leverer undervisning og forskning inden for sit fagområde, og som alle har samarbejder med virksomheder om enten forsknings, undervisningsforløb eller praktikophold for vores ca. 850 studerende.

Du kan læse mere om vores institut her.

Hvad vi tilbyder

• Et udfordrende og selvstændigt job i et ambitiøst og internationalt universitetsmiljø.
• En hverdag med stor variation i opgaver og gode muligheder for faglig udvikling.
• Fleksible arbejdsforhold med respekt for balancen mellem arbejdsliv og privatliv.
• Mulighed for i høj grad selv at være med til at præge stillingens indhold.
• Et stærkt kollegialt fællesskab i institutsekretariatet.
• En leder der vægter relationsledelse og faglig sparring højt.
  
  

Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet er Katrinebjerg vej 89G-F, 8200 Aarhus N, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.

Kontakt information

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til:

Sekretariatsleder Morten Flarup Andersen

Telefon: 93508273

E-mail: [email protected]

Ansøgningsfrist

Alle ansøgninger skal være modtaget senest den 10. august 2026.

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for akademikere i staten. Du ansættes som fuldmægtig på basisløntrin 4-8.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.