Hoe schrijf je een succesvolle begeleidende e-mail voor HR?

Als je een baan of een stage zoekt, kan je gebruik maken van gespecialiseerde platforms zoals Indeed of LinkedIn. Een simpele klik volstaat om te solliciteren. Op deze manier komen je CV en motivatiebrief bij de recruiter terecht. 

Kies je ervoor om rechtstreeks via de carrièresite van het bedrijf te solliciteren, dan dien je een e-mail te sturen. 

Deze weerspiegelt de eerste indruk die je maakt bij je potentiële, nieuwe werkgever. Het CV en motivatiebrief worden alleen geopend als je eerste bericht indruk heeft gemaakt. Hieronder volgen een paar tips die je kunnen helpen bij het sturen van een succesvolle begeleidende e-mail bij je sollicitatie. 

Je boodschap moet doelgericht zijn

De sollicitatietekst is geen kopie van je cv of motivatiebrief.

De persoon die je bericht gaat lezen is mogelijk niet de persoon waarmee je een gesprek zal hebben. Het is aan jou om de ontvanger ervan te overtuigen je e-mail door te sturen naar de juiste persoon. Of laatstgenoemde ervan te overtuigen om tijd te nemen je sollicitatie te bekijken.  

Wij adviseren je minder dan tien zinnen te schrijven. M.a.w. een korte, samenvattende e-mail. 

Uit je e-mail aan HR moet ook blijken dat je sollicitatie ernstig is. Spelfouten zijn uit den boze. Vermijd bovendien het invoegen van emoticons of smileys. De persoon die je e-mail ontvangt, kan dit als onprofessioneel ervaren. Je e-mail kan uiteindelijk in de prullenmand belanden. 

Welke punten neem je mee in een begeleidende e-mail voor je sollicitatie? 

● Spreek de betreffende persoon aan. Als je een naam hebt, is dat een pluspunt;

● Schrijf precies voor welke functie je solliciteert. Het handigste is om de exacte titel van de vacaturetekst te gebruiken, het vacaturenummer als deze aanwezig is, en de link toe te voegen;

● Beschrijf de context waarin je solliciteert (voor je studie, op zoek naar werk, enz.), indien relevant;

● Vermeld dat je CV en motivatiebrief beschikbaar zijn als bijlage. Vergeet de bijlagen niet mee te sturen; 

● Vergeet de beleefdheidsformule niet;

● Vermeld je contactgegevens bij je handtekening.

Het onderwerp van de e-mail

De reden van je e-mail is van cruciaal belang. Als je niet duidelijk bent, is het mogelijk dat je e-mail in de prullenmand belandt zonder zelfs gelezen te worden. Je moet duidelijk aangeven dat je e-mail hoort bij een sollicitatie voor een functie welke door HR wordt aangeboden of dat het gaat om een open sollicitatie. 

 Daarom raden wij aan het woord "sollicitatie" voorop te stellen. Op die manier is er geen sprake van onduidelijkheid. Voeg vervolgens de functietitel of de titel van de vacature toe. Tenslotte kan je jouw naam en/of achternaam vermelden, zodat HR direct weet van wie de e-mail afkomstig is. 

Dit kan het werk vergemakkelijken als men verschillende e-mails moet sorteren of doorsturen.