Sekretær til vicedirektørområdet AU HR

Trives du med at skabe struktur, holde styr på detaljerne og få hverdagen til at glide for en travl ledelse?

Vi søger en erfaren og driftssikker sekretær til ledelsesbetjeningen i vicedirektørområdet i AU HR på Aarhus Universitet. Du får en central rolle i den praktiske og administrative understøttelse af ledelsen og bidrager til, at dagligdagen fungerer effektivt og professionelt.

Stillingen

Du bliver en del af ledelsessekretariatet i AU HR, hvor vi arbejder tæt sammen om at sikre høj kvalitet i den administrative understøttelse af vicedirektøren og den øvrige ledelse.

Som sekretær varetager du den administrative koordinering med fokus på praktik og drift. Din opgave er at skabe overblik og struktur i hverdagen samt at sikre, at møder, aftaler og aktiviteter gennemføres smidigt og professionelt og huset fremstår præsentabelt.

Du vil have en bred kontaktflade på tværs af Aarhus Universitet og være i løbende dialog med både interne og eksterne samarbejdspartnere.

Opgaver

Dine opgaver vil være:

• Kalenderstyring og prioritering af møder og aftaler for ledelsen
• Mødebooking samt koordinering på tværs af organisationen
• Praktisk forberedelse af møder, herunder lokalebooking, bestilling af forplejning, opdækning og afrydning, udsendelse af mødematerialer, invitation af deltagere samt håndtering af evt. afbud
• Koordinering af aktiviteter i AU HR's mødefora samt understøttelse af årshjul og tilbagevendende aktiviteter
• Modtagelse af gæster og sikring af en professionel mødeafvikling
• Sikre en velfungerende hverdag samt præsentable rammer
• Håndtering af henvendelser på vegne af ledelsen, herunder i postkasser i Outlook
• Booking af rejser (transport og ophold) via Aarhus Universitetssystemer og i overensstemmelse med gældende rejseregler
• Administrative opgaver i forbindelse med on- og off boarding af medarbejdere
• Oprettelse af stamkort ved ansættelse af nye medarbejdere i AU HR
• Ferie- og fraværsregistrering
• Udarbejdelse og opfølgning på rejseafregninger i systemet RejsUd samt håndtering af udlæg i systemet IndFak
• Dokumenthåndtering, journalisering og arkivering i sagshåndteringssystemet WorkZone
• Praktisk planlægning og gennemførelse af mindre arrangementer
• Løbende ad hoc-opgaver

Din profil

Vi søger en sekretær, som motiveres af at skabe struktur, kvalitet og overblik i en travl hverdag.

Vi lægger særligt vægt på, at du:

• Har en baggrund og solid erfaring som sekretær
• Arbejder struktureret og har styr på detaljerne
• Kan håndtere mange opgaver parallelt og bevare overblikket
• Er selvstændig og tager ansvar for at få opgaver afsluttet
• Er serviceminded og professionel i samarbejdet med ledelse og kollegaer
• Formulerer dig klart og korrekt på skrift
• Udviser diskretion og har en sikker dømmekraft i arbejdet tæt på ledelsen
• Det er en fordel, hvis du har erfaring fra en større organisation

Om AU HR

AU HR er en del af Fællesadministrationen ved Aarhus Universitet og understøtter universitetet på tværs af en bred HR-portefølje. Vicedirektørområdet spænder fra klassisk personaleadministration og løn til juridisk rådgivning, organisationsudvikling og international mobilitet. Det stiller høje krav til koordinering og en professionel administrativ understøttelse af ledelsen.

Vi tilbyder

• En central rolle tæt på ledelsen
• En varieret hverdag med mange kontaktflader
• Et stærkt fagligt miljø med fokus på kvalitet
• Selvstændighed i opgaveløsningen
• Et arbejdsmiljø præget af samarbejde, tillid, professionalisme og højt humør

Ansættelsesvilkår

Stillingen er på fuld tid og ønskes besat snarest muligt.

Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) (se fællesoverenskomsten her) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) (se overenskomsten her).Du indplaceres som kontorfunktionær iløngruppe 2-3afhængigt afuddannelse og kvalifikationer.

Arbejdsstedet er Nobelparken, Jens Chr. Skous Vej 9, 8000 Aarhus C.

Ansættelsessamtaler forventes afholdt: 8. oktober 2026.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til Chef for personalejura, Charlotte Fog Nielsen på + 45 2091 7499 eller Vicedirektør Rikke Stengaard på +45 2677 0445.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.