VIE - Global Process Efficiency - Manilla

In accordance with the provisions of Article L122-1 of the National Service Code, only candidates aged 18 to 28 and European nationals are eligible for this mission offered as a VIE.

THE ROLE

The Process Efficiency Specialist is responsible for driving and leading GBS PH efficiency initiatives, ensuring their effective execution, identifying new opportunities for improvement, and fostering collaboration across service delivery teams. Will also be engaged in mapping current processes, designing optimized workflows, conducting time and motion studies, and collaborating with delivery and BA teams for automation, analytics, and platform enhancements. This role ensures process integrity, compliance, and measurable business impact.

Purpose

To deliver end-to-end process transformation through process discovery, optimization, and continuous improvement initiatives, enabling Lean and Automation driven enhancements.

WHAT ARE YOU GOING TO DO ?

Lead/Facilitate implementation of Global Programs / Initiatives

• Execute efficiency and transformation initiatives defined at the global level within the GBS Philippines organization.
• Ensure alignment with GBS PH Transformation Head for all local strategies with global objectives and priorities.
• Monitor and control the effective implementation of these initiatives, ensuring they deliver the expected outcomes

Operational Excellence and Continuous Improvement

• Identify and analyze new opportunities for efficiency improvements in collaboration with Service Delivery teams.
• Develop and implement strategies to optimize processes, reduce costs, and enhance productivity.
• Drive a culture of continuous improvement and innovation across the organization

Collaboration and Stakeholder Engagement

• Work closely with Service Delivery teams to ensure seamless execution of efficiency initiatives.
• Build strong relationships with internal and external stakeholders to drive collaboration and support for efficiency efforts

Process Discovery & Mapping

• Conduct workshops with agency SMEs to capture as-is processes.
• Document processes using BPMN standards and metadata.
• Ensure alignment with global modeling standards and governance.

Design of To-Be Processes

• Work with delivery teams to co-create optimized to-be processes.
• Apply Lean principles to eliminate waste and improve efficiency.
• Incorporate compliance, controls, and customer experience requirements.
• Standardize the projects within process families
• Look up for the opportunities to fix the upstream/downstream processes

Volume Study & Capacity Planning

• Analyze transaction volumes and workload distribution.
• Recommend capacity creation strategies for low/peak loads and SLA adherence.

Reporting and Analytics

• Regularly report progress, challenges, and outcomes of efficiency initiatives to GBS Philippines Transformation Head.
• Utilize data-driven insights to measure the impact of initiatives and identify areas for further improvement.
• Develop dashboards and key performance indicators (KPIs) to track efficiency metrics

1. Continuous Improvement

• Monitor post-implementation performance and recommend refinements.
• Update Process maps as changes occur.

WHOA ARE WE LOOKING FOR ?

• A first experience in Process Engineering or BPM roles.
• Fluent english both written and spoken
• Hands-on experience in Lean methodology and process optimization.
• Prior experience in shipping and logistics industry is highly preferred.
• Strong expertise in process mapping tools (Signavio preferred).
• Exposure to automation technologies (RPA/IPA) and analytics platforms.
• Proficiency in capacity planning and time-motion analysis.
• Strong stakeholder management and collaboration skills.
• Excellent analytical and problem-solving abilities.
• Strong project management skills to drive initiatives from inception to completion.
• Ability to work in a fast-paced, dynamic environment and manage multiple priorities effectively.

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Conformément aux dispositions de l’article L122-1 du Code du service national, seuls les candidats âgés de 18 à 28 ans et ressortissants de l’Union européenne sont éligibles à cette mission proposée dans le cadre d’un VIE.

LE RÔLE

Le Process Efficiency Specialist est chargé(e) de piloter et de conduire les initiatives d’amélioration de l’efficacité opérationnelle au sein du GBS Philippines. Il/Elle veille à leur bonne exécution, identifie de nouvelles opportunités d’optimisation et favorise la collaboration entre les équipes opérationnelles.

Le poste implique également la cartographie des processus existants, la conception de processus cibles optimisés, la réalisation d’études de temps et de mouvements, ainsi que la collaboration avec les équipes Delivery et Business Analysis sur les projets d’automatisation, d’analytique et d’évolution des plateformes. Il/Elle garantit l’intégrité des processus, leur conformité et leur impact mesurable sur la performance de l’entreprise.

QU'ALLEZ-VOUS FAIRE ?

Piloter et faciliter le déploiement des programmes et initiatives globaux

• Mettre en œuvre les projets de transformation et d’amélioration de la performance définis au niveau mondial au sein du GBS Philippines.
• Veiller à l’alignement des stratégies locales avec les objectifs et priorités globaux, en coordination avec le Responsable Transformation GBS Philippines.
• Suivre et contrôler la bonne exécution de ces initiatives afin de garantir l’atteinte des résultats attendus.

Excellence opérationnelle et amélioration continue

• Identifier et analyser de nouvelles opportunités d’optimisation en collaboration avec les équipes Service Delivery.
• Développer et mettre en œuvre des stratégies visant à optimiser les processus, réduire les coûts et améliorer la productivité.
• Promouvoir une culture d’amélioration continue et d’innovation au sein de l’organisation.

Collaboration et gestion des parties prenantes

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes Service Delivery afin d’assurer le bon déploiement des initiatives d’efficacité.
• Développer des relations solides avec les parties prenantes internes et externes pour favoriser leur adhésion et leur soutien aux projets de transformation.

Analyse et cartographie des processus

• Animer des ateliers avec les experts métiers afin de documenter les processus existants (« As-Is »).
• Formaliser les processus selon les standards BPMN et les métadonnées associées.
• Garantir leur conformité avec les standards de modélisation et les règles de gouvernance définis au niveau mondial.

Conception des processus cibles (« To-Be »)

• Collaborer avec les équipes opérationnelles pour concevoir des processus optimisés.
• Appliquer les principes Lean afin d’éliminer les activités sans valeur ajoutée et d’améliorer l’efficacité.
• Intégrer les exigences de conformité, de contrôle interne et d’expérience client.
• Standardiser les projets au sein des différentes familles de processus.
• Identifier les opportunités d’amélioration sur les processus amont et aval.

Études de volumétrie et planification des capacités

• Analyser les volumes de transactions et la répartition des charges de travail.
• Formuler des recommandations en matière de capacité afin de gérer les périodes de faible ou forte activité tout en garantissant le respect des SLA.

Reporting et analyse de la performance

• Communiquer régulièrement sur l’avancement, les difficultés rencontrées et les résultats obtenus auprès du Responsable Transformation GBS Philippines.
• Exploiter les données disponibles afin de mesurer l’impact des initiatives et d’identifier de nouveaux axes d’amélioration.
• Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre les gains d’efficacité.

Amélioration continue

• Suivre les performances après la mise en œuvre des projets et proposer les ajustements nécessaires.
• Mettre à jour la documentation des processus au fil des évolutions.

QUI RECHERCHONS-NOUS ?

Vous justifiez d’une première expérience en Process Engineering, en gestion des processus (BPM) ou dans un domaine similaire.

Vous maîtrisez parfaitement l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Vous disposez idéalement :

• d’une expérience pratique des méthodologies Lean et de l’optimisation des processus ;
• d’une expérience préalable dans le secteur du transport maritime ou de la logistique, fortement appréciée ;
• d’une excellente maîtrise des outils de cartographie des processus, notamment Signavio ;
• d’une exposition aux technologies d’automatisation (RPA/IPA) et aux plateformes d’analyse de données ;
• de solides compétences en planification des capacités et en études de temps et mouvements ;
• d’excellentes aptitudes en gestion des parties prenantes et en collaboration transverse ;
• d’un fort esprit d’analyse et de résolution de problèmes ;
• de solides compétences en gestion de projet, vous permettant de piloter des initiatives de leur lancement jusqu’à leur aboutissement ;
• de la capacité à évoluer dans un environnement dynamique, à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler avec agilité