Vos tâches
Vous êtes à la recherche d'un stage attrayant au sein de l’administration fédérale dans le domaine de la gestion électronique de documents et de l’archivage ? Vous souhaitez acquérir une expérience pratique qui vous permettra non seulement d'approfondir vos connaissances, mais aussi d'avoir un impact réel et du sens ? Alors rejoignez notre équipe au sein de l’Audit Fédéral Interne et développez vos compétences dans un environnement professionnel stimulant!
Voici un descriptif exhaustif des missions et/ou projets qui vous seront proposés pendant votre stage :
- Participer au projet de gestion de l’information. Ce projet consiste à mettre en place une gestion intégrée et contrôlée des documents d’activités (documents créés par le FIA et modifiables), des documents reçus (dans le cadre d’audits ou du dossier permanent) et des archives (documents consultables mais non modifiables) : examiner et analyser les instruments de recherche et de classement et proposer des améliorations ou des automatisations, si nécessaire.
- Participer à la collecte de documents électroniques dans une institution auditée par le FIA : assister aux réunions, encoder des métadonnées et expliquer comment les encoder, vérifier l’intérêt d’utiliser les métadonnées sélectionnées et y apporter des modifications, si nécessaire, expliquer comment faire des recherches sur base des métadonnées (tri, filtre…).
- Fournir un soutien pratique et organisationnel en matière de gestion de l’information : conseiller et former les collaborateurs à l’utilisation des métadonnées, à la gestion des versions ou encore à l’utilisation du tableau de tri.
- Sur base d’un processus, déterminer les instruments de recherche et de classement à mettre en place pour améliorer la gestion documentaire.
- Donner des recommandations sur la fiabilité de l’outil de gestion documentaire, par exemple, sur base des normes existantes.
- Effectuer des tris documentaires basés sur les règles d’archivage mises en place.
Nous serions ravis de vous rencontrer avant le début du stage afin de définir, en concertation, les tâches concrètes pouvant être effectuées.
Notre organisation
L’Audit Fédéral Interne accompagne les organisations fédérales dans l’amélioration de leurs processus et de leur performance, avec un objectif clair : contribuer à des services publics de qualité pour les citoyen·nes. En tant que service d’audit indépendant et moderne, nous allons au delà du contrôle classique : nous analysons, conseillons et formulons des recommandations concrètes pour aider les organisations à progresser durablement.
Chaque mission menée par notre organisation contribue directement à une administration plus efficace, plus transparente et plus orientée vers les citoyen·nes.
Vous travaillez sur des thématiques variées et souvent stratégiques – gouvernance, ressources humaines, finances, informatique, gestion du changement, projets complexes ou conformité – en lien étroit avec les organisations fédérales auditées.
L’Audit Fédéral Interne, c’est une équipe d’environ 50 collaborateurs et collaboratrices, aux profils multidisciplinaires et complémentaires. Auditeur·ices opérationnel·les, financier·es, informatiques, spécialistes de projets ou de conformité : chacun apporte son regard et son expérience.
Le travail se fait dans un esprit de collaboration, de partage des connaissances et de respect mutuel. Vous n’êtes jamais seul·e : les échanges, le feedback et l’apprentissage collectif font partie intégrante de notre manière de travailler.
Votre profil
- Vous suivez une formation de Bachelier Bibliothécaire-Documentaliste ou un Master en Histoire (filière archivistique).
- Vous avez une affinité avec les dernières techniques d’archivage.
Comme vous travaillerez dans un environnement bilingue, une connaissance du néerlandais est un atout, mais n’est pas indispensable. Cela ne doit pas vous effrayer.
