Description de la mission
GTM Bâtiment recrute !
Acteur majeur de la réhabilitation en Île-de-France et filiale de VINCI Construction, GTM Bâtiment participe chaque jour à la transformation durable de l'habitat urbain.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction(F/H) en alternance au sein de notre direction d'activité.
Vous serez un appui essentiel aux équipes travaux, en contribuant au suivi administratif et au bon déroulement des opérations.
Sous la supervision de votre responsable, vos missions seront :
Administration générale & organisation
• Tenue de l'agenda du DOP / DA et des Directeurs d'agence
• Classement et archivage des pièces officielles et des dossiers marchés originaux
• Rédaction de courriers pour les MO et classement
• Traitement des pièces officielles (OS / AVENANT / PV)
• Gestion des courriers entrants et sortants via MFILES
• Mise à jour des organigrammes de la DR, agences et équipes chantiers
Gestion du personnel & RH
• Tenir à jour la liste du personnel de la DR
• Accueil des nouveaux embauchés avec remise de matériel et présentation des services
• Gestion des entretiens annuels
• Suivi de l'insertion en lien avec la RH et des étalements sur chantiers
• Commande de cartes de visite et tampons pour les effectifs
Gestion administrative des chantiers
• Ouverture de compte pour les nouveaux chantiers
• Mise à jour des listes de chantiers et de la base ACCESS
• Lancement et suivi des DICT avec relances si nécessaire
• Planification des visites GPP (prévention)
• Suivi du tableau des quart d'heures sécurité
• Suivi QUALIBAT
Gestion financière & facturation
• Suivi des retards de paiement clients
• Établissement des notes de frais
• Traitement des factures via BASWARE
• Établissement des devis SAV et suivi de facturation
• Vérification des accords-cadres
Moyens généraux & logistique
• Commande et réattribution des véhicules
• Gestion des accès informatiques (IGEP / réseau VINCI Construction France)
Contrats, mandats & intérim
• Gestion des délégations et des mandats
• Enregistrement des intérimaires via PIXID en collaboration avec l'assistante chantier
Vie d'équipe & communication
• Organisation d'évènements internes (afterworks, activités type ski)
Profil
Et si on parlait de vous ?
GTM Bâtiment recrute !
Acteur majeur de la réhabilitation en Île-de-France et filiale de VINCI Construction, GTM Bâtiment participe chaque jour à la transformation durable de l'habitat urbain.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction(F/H) en alternance au sein de notre direction d'activité.
Vous serez un appui essentiel aux équipes travaux, en contribuant au suivi administratif et au bon déroulement des opérations.
Sous la supervision de votre responsable, vos missions seront :
Administration générale & organisation
• Tenue de l'agenda du DOP / DA et des Directeurs d'agence
• Classement et archivage des pièces officielles et des dossiers marchés originaux
• Rédaction de courriers pour les MO et classement
• Traitement des pièces officielles (OS / AVENANT / PV)
• Gestion des courriers entrants et sortants via MFILES
• Mise à jour des organigrammes de la DR, agences et équipes chantiers
Gestion du personnel & RH
• Tenir à jour la liste du personnel de la DR
• Accueil des nouveaux embauchés avec remise de matériel et présentation des services
• Gestion des entretiens annuels
• Suivi de l'insertion en lien avec la RH et des étalements sur chantiers
• Commande de cartes de visite et tampons pour les effectifs
Gestion administrative des chantiers
• Ouverture de compte pour les nouveaux chantiers
• Mise à jour des listes de chantiers et de la base ACCESS
• Lancement et suivi des DICT avec relances si nécessaire
• Planification des visites GPP (prévention)
• Suivi du tableau des quart d'heures sécurité
• Suivi QUALIBAT
Gestion financière & facturation
• Suivi des retards de paiement clients
• Établissement des notes de frais
• Traitement des factures via BASWARE
• Établissement des devis SAV et suivi de facturation
• Vérification des accords-cadres
Moyens généraux & logistique
• Commande et réattribution des véhicules
• Gestion des accès informatiques (IGEP / réseau VINCI Construction France)
Contrats, mandats & intérim
• Gestion des délégations et des mandats
• Enregistrement des intérimaires via PIXID en collaboration avec l'assistante chantier
Vie d'équipe & communication
• Organisation d'évènements internes (afterworks, activités type ski)
Profil
Et si on parlait de vous ?
- Vous préparez un BTS Gestion de la PME en alternance (ou formation équivalente)
- Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, rigueur et sens des priorités
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Vous disposez d'une bonne qualité rédactionnelle
- Vous avez un bon relationnel et aimez travailler en équipe
- Une première expérience dans le secteur du BTP serait un vrai plus
