5S am Arbeitsplatz: Ideen für mehr Ordnung

Haftnotizen verzieren deinen Monitor, überall liegen Kugelschreiber herum und zwischen der Blattsammlung, die deinen Schreibtisch eingenommen hat, findest du mal wieder den Locher nicht. Ob in der Ausbildung, im Studium oder im Job – in bestimmten Phasen kann es schnell mal stressig werden. Da kann es ebenso schnell passieren, dass die Ordnung am Arbeitsplatz nachlässt. In dieser Situation hast du dich sicher auch schon das ein oder andere Mal wiedergefunden. 

Unordnung am Arbeitsplatz ist aber nicht nur unansehnlich, sondern kann auch deine Produktivität negativ beeinflussen. Dem willst du entgegenwirken? Dann solltest du unbedingt weiterlesen, denn die 5S Arbeitsplatzgestaltung könnte genau das Richtige für dich sein!

Was ist die 5S-Methode?

Bei der 5S-Methode handelt es sich um eine systematische Vorgehensweise zur Organisation des eigenen Arbeitsplatzes. Entwickelt wurde sie nach dem Zweiten Weltkrieg vom Erfinder Taiichi Ono, mit dem Ziel Verschwendung zu minimieren und die Produktivität zu erhöhen. Dabei stehen die 5S für die fünf Schritte der Methode:

• Seiri = Selektieren
• Seiton = Systematisieren
• Seiso = Säuberung
• Seiketsu = Standardisieren
• Shitsuke = Selbstdisziplin

Mithilfe dieser fünf Stufen kannst du Ordnung schaffen, die auch langfristig erhalten bleibt. Hierzulande ist das Modell oftmals auch als 5A-Methode bekannt: Aussortieren, aufräumen, Arbeitsplatz säubern, Anordnungen zum Standard machen sowie alle Punkte einhalten und verbessern.

5S Ordnung am Arbeitsplatz – Wie funktioniert die Methode?

Im ersten Schritt – der Selektion – entfernst du sämtliche Gegenstände von deinem Arbeitsplatz, die du für deine Arbeit nicht unbedingt brauchst. Das können beispielsweise nicht funktionierende Stifte, leere Batterien oder volle Aktenordner sein. So hast du gleich viel mehr Platz für die Arbeitsmittel, die du tatsächlich benötigst. Dinge, die du selten nutzt, solltest du an Plätzen verstauen, an denen du sie leicht wieder findest.

Anschließend ist es Zeit, einen festen Platz für jedes der auf deinem Schreibtisch verbleibenden Gegenstände zu finden. Ganz nach dem Motto: Alles hat seinen Platz! Hier gehst du systematisch nach Ergonomie und Verwendungshäufigkeit vor. Benötigst du einen Gegenstand nach Benutzung nicht mehr, kannst du ihn ganz einfach wieder zurück an seinen Platz legen.

Im nächsten Schritt werden sowohl der Arbeitsplatz selbst als auch die Arbeitsmittel gesäubert. Diesen Punkt solltest du zur Routine machen – beispielsweise immer am Ende eines Arbeitstages. Dabei geht es nicht nur um die Hygiene, sondern gleichzeitig um eine Inspektion. Um diese Ordnung nun auch beizubehalten, gilt es diese zu standardisieren. Mache ein Foto von deinem ordentlichen Arbeitsplatz und trage dir Erinnerungen in den Kalender ein, damit du das Aufräumen ja nicht vergisst.

Das erfordert jedoch aber auch Selbstdisziplin und ständige Verbesserung, womit wir auch schon beim letzten Punkt angelangt sind. Dabei handelt es sich aber nicht um eine konkrete Aufgabe. Vielmehr spielt hier deine persönliche Einstellung eine große Rolle. Du musst also nicht zwingend an der aktuellen Lösung festhalten, sondern offen für neue Ideen sein, die für Verbesserung sorgen.

5S-Methode am Arbeitsplatz – Diese Vorteile hat sie

Mit der 5S Arbeitsplatzorganisation bringst du nicht nur deinen Schreibtisch, sondern auch deinen Kopf ins Reine. Du fühlst dich allgemein wohler, steigerst sowohl deine Konzentrationsfähigkeit als auch deine Produktivität und förderst deine Arbeitsroutine. Zudem sparst du dir viel Zeit und Frust, da das lästige Suchen nach bestimmten Gegenständen wegfällt, wenn alles seinen festen Platz hat. Wie ein altes Sprichwort so schön sagt: „Jedes Ding an seinem Ort, erspart viel Zeit und böse Wort‘“. 

Darüber hinaus kannst du deinen Kollegen und Kolleginnen davon erzählen und ein 5S Arbeitsplatz Vorher-Nachher-Vergleich oder einen kleinen Wettbewerb für den organisiertesten Schreibtisch veranstalten. Das steigert mit Sicherheit die Motivation, für Ordnung zu sorgen und du fällst nicht so einfach in alte Muster zurück, die zu Unordnung führen.