Aufgaben delegieren: Tipps für junge Führungskräfte

Für junge Berufseinsteiger:innen ist die erste Führungsposition ein Vertrauensbeweis und eine ideale Chance, um über sich selbst hinauszuwachsen. Gerade für junge Führungskräfte, die neu im Unternehmen sind, ist die Delegation aber nicht ganz einfach. Verantwortung delegieren braucht Vertrauen, und die jungen Chefs müssen sich erst an diese neue und noch ungewohnte Aufgabe herantasten. Was Aufgaben delegieren bedeutet und wie es gelingt, erfährst du in diesem Artikel.

Aufgaben delegieren – Bedeutung und Nutzen

Delegieren ist ein besonders wirkungsvolles Führungselement. Es bedeutet, Aufgaben, Kompetenzen oder Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen. Für Führungskräfte ist das Delegieren überlebensnotwendig. Keine Führungskraft kann alle Aufgaben selbst übernehmen. Und jede Aufgabe, die nicht delegiert wird, kostet wertvolle Zeit. Zeit, die den leitenden Mitarbeiter:innen dann wiederum bei ihren Kernaufgaben fehlen kann. Es gibt Fachaufgaben, die nur die Führungskräfte selbst übernehmen können, Ressourcen und Zeit sind daher begrenzt.

Das bringt die Delegation von Aufgaben:

• Führungskräfte haben mehr Zeit für Kernaufgaben und mehr Spielraum für strategische Entscheidungen
• Bessere Arbeitsergebnisse, da Mitarbeitende sich auf ihren speziellen Fachbereich fokussieren können
• Training der sozialen Kompetenzen und Führungs-Skills
• Mitarbeiter:innen können ihr Potenzial besser entfalten und arbeiten motivierter
• Delegieren fördert die Kreativität und das Selbstvertrauen der Mitarbeiter:innen
• Die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich durch Delegieren

Delegieren hilft somit, die Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Als Führungskraft hast du weniger Stress und kannst dich besser auf das Wesentliche konzentrieren.

Warum das Delegieren Führungskräften oft schwerfällt

Viele Führungskräfte haben Scheu, Verantwortung und Aufgaben an ihre Mitarbeitende zu delegieren. Das kann unterschiedliche Ursachen haben, zum Beispiel schlechte Erfahrungen und die Angst, die Übersicht über das große Ganze zu verlieren. Aber auch Selbstüberschätzung und Perfektionismus können Gründe sein. Oft glauben Führungskräfte, sie könnten die Aufgaben selbst am besten erledigen. Oder es dauere zu lange, die Tätigkeit einem Mitarbeiter zu erklären. Beides trifft häufig nicht zu und ist auch nicht unbedingt sinnvoll. Führungskräfte können nicht alle Aufgaben selbst erledigen und auch nicht alles gleichzeitig. Sie müssen bestimmte Aufgaben delegieren.

Delegieren lernen – die Herausforderung für junge Führungskräfte

Junge Führungskräfte sind anfangs oft noch unsicher. Neben ihren fachspezifischen Kompetenzen sind in ihrer Führungsposition nun auch verstärkt soziale Kompetenzen gefragt. Arbeit delegieren ist ungewohnt für sie und sie haben noch nicht so viel Erfahrung sammeln können.

Sind die jungen Führungskräfte zudem neu im Unternehmen, dann stehen sie am Anfang besonders unter der Beobachtung ihrer Kollegen. Insbesondere die älteren Kolleg:innen müssen sie erst von ihren Fähigkeiten und Qualifikationen überzeugen. Nicht selten gibt es Vorurteile gegenüber jungen Vorgesetzten. Den jungen Chefs fällt es häufig schwer, ihre Stimme gegenüber älteren Kollegen zu erheben, obwohl sie befugt sind. Dennoch haben sie Sorge, sich nicht genügend Respekt verschaffen oder nicht durchsetzen zu können. Sie müssen das Delegieren erst lernen.

Ältere Kolleg:innen und deren Erfahrungen wertschätzen

Gute Führung ist keine Frage des Alters. Junge Führungskräfte sind meist offener für Innovationen und Risiken. Dies bietet zahlreiche Chancen. Bei älteren Mitarbeitern erzeugt frischer Wind allerdings oft auch Skepsis, und langjährige Mitarbeitende nehmen Veränderungen mitunter als bedrohlich wahr. Es ist daher wichtig, eine gemeinsame Basis zu schaffen. Drücke Respekt und Wertschätzung gegenüber den älteren Mitarbeiter:innen und deren Erfahrungen aus. Unternehmen profitieren sowohl von neuen Ideen als auch von langjähriger Expertise.

Richtig delegieren - welche Aufgaben kann ich an Mitarbeitende übertragen?

Nicht alle Aufgaben sind geeignet, um sie an Mitarbeitende zu übertragen. Führungsaufgaben wie Mitarbeiterführung, Kontrolle, Geschäftsaufbau und Planung sind Aufgaben, die du nicht delegieren kannst und solltest.

Es gibt jedoch viele delegierbare Aufgaben, dazu zählen zum Beispiel:

• Routinearbeiten
• Verwaltungsaufgaben
• Recherchearbeiten
• fachspezifische Tätigkeiten
• Zuarbeiten zu Kernaufgaben der Führungskraft

Aufgaben, über die du selbst noch keinen Überblick hast, solltest du ebenfalls nicht delegieren. Gewinne zunächst selbst einen Einblick, bevor du Aufgaben weitergibst.

Aufgaben delegieren – die Umsetzung

Das Delegieren von Aufgaben ist ein Prozess, der nicht mit einer kurzen E-Mail getan ist. Damit die Delegation auch erfolgreich ist, gilt es einiges zu beachten. Sei jedoch nicht zu streng mit dir selbst, gibt dir Zeit und erwarte nicht, dass das Delegieren sofort perfekt laufen muss.

Zunächst einmal solltest du dir die vier W-Fragen stellen:

• Welche Tätigkeit bzw. was möchte ich übertragen?
• Wie viel will ich übertragen?
• Wer soll die Aufgaben übernehmen?
• Wie umfangreich ist die Einarbeitung?

Für ein erfolgreiches Delegieren ist es wichtig, Schritt für Schritt vorzugehen.

Schritt 1 – Aufgabe formulieren: Welche Aufgabe ist zu erledigen und was ist das Ziel dieser Tätigkeit? Dem ausgewählten Mitarbeiter sind Hintergründe und Ziele der Tätigkeit dann auch zu erklären. Bis wann ist die Aufgabe zu erfüllen und wie soll das Ergebnis aussehen?

Schritt 2 - Idealbesetzung finden: Welche Mitarbeiter:innen sind am besten für die Aufgabe geeignet und können bestmögliche Ergebnisse erzielen? Mach diese Mitarbeitende mit ihren neuen Aufgaben vertraut und stelle ihnen die benötigten Informationen, Programme und Materialien bereit.

Schritt 3 – Mitarbeitende einarbeiten: Arbeite die Mitarbeitenden ausführlich ein und erkläre ihnen den Hintergrund der Tätigkeit. Plane also genügend Zeit für die Einarbeitung ein. Lasse auch Spielraum für eigene Ideen aus dem Team und bessere gegebenenfalls nach.

Schritt 4 – Ergebnisse kontrollieren: Der Mitarbeiter erledigt die Aufgabe nun bereits selbstständig und du kontrollierst die Ergebnisse zeitnah. Reflektiere mit dem Mitarbeiter gemeinsam über die Bearbeitung und Ergebnisse der Aufgabe. Was ist gut gelaufen, was kann verbessert werden?

Schritt 5 – Übergabe und Feedback: Der Mitarbeiter übernimmt die Aufgabe vollständig und genießt dein Vertrauen. Bei Fragen solltest du dennoch als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Gib deinem Mitarbeiter überdies regelmäßig Feedback und lobe seine Fortschritte. Auch mögliche Verbesserungen sind anzusprechen.

5 Tipps, die Führungskräfte beim Delegieren beachten sollten 

1. Freiraum lassen: Setze Limits, aber lasse den Mitarbeitenden auch genügend Freiheiten. Mische dich nicht andauernd ein und vermeide eine übertriebene Kontrolle. Verzichte außerdem auf Machtdemonstrationen.
2. Transparenz schaffen: Informiere die Kolleg:innen, wenn du jemandem einen neuen Aufgabenbereich übergeben hast. So förderst du die Handlungs- und Durchsetzungsfähigkeit des Mitarbeiters.
3. Individualität beachten: Mitarbeitende sind individuell, manche brauchen mehr Anleitung als andere, das hängt unter anderem auch von ihrer Erfahrung ab. Nicht jede:r Mitarbeiter:in kann ferner eine hohe Verantwortung allein tragen, entscheide daher individuell.
4. Unklare Vorgaben vermeiden: Erkläre die Ziele und Aufgaben deutlich. Stehe für Fragen bereit und gib Feedback.
5. Konflikte ansprechen: Gehe Problemen bei der Delegation nicht aus dem Weg. Sprich Konflikte an und erarbeite gemeinsam eine Lösung.

Fazit: Aufgaben delegieren – Herausforderung und Chance für junge Führungskräfte

Aufgaben an Mitarbeiter:innen zu delegieren, ist insbesondere für junge Führungskräfte am Anfang nicht leicht. Vorurteile älterer Kollegen und eigene Unsicherheiten erschweren die Delegation. Mit der richtigen Planung und genügend Wertschätzung für die Mitarbeiter:innen können die jungen Chefs das Delegieren aber zügig lernen.