Monatliche Kostenpauschale für das Homeoffice: Das zahlt der Arbeitgeber

Anfang 2021 hat rund jeder Vierte Beschäftigte seine Arbeit aus dem Homeoffice erledigt – pandemiebedingt ist der Homeoffice-Anteil weiterhin sehr hoch. Zum Vergleich: Vor der Corona-Krise lag der Anteil der Homeoffice-Beschäftigten gerade einmal bei 4 %.

Auch wenn wir uns mittlerweile alle an das Homeoffice gewöhnt haben: Aus rechtlicher Sicht tauchen für Unternehmen und Mitarbeitende trotzdem immer wieder neue Fragen auf. Dabei geht es besonders oft um Kosten, denn durch die Arbeit aus den eigenen vier Wänden entsteht für den Arbeitnehmer häufig ein finanzieller Mehraufwand.

Rechtliche Grundlagen zum Homeoffice

Die rechtlichen Grundlagen rund um das Homeoffice sind in vielen Betrieben noch unklar. Da Homeoffice vor der Corona-Pandemie nicht zum Alltag gehörte, gibt es bei vielen Unternehmen Nachholbedarf bei der vertraglichen Regelung der Heimarbeit. Hier findest du die wichtigsten allgemeinen Rechtsgrundlagen zum Homeoffice:

• Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf die Arbeit aus dem Homeoffice. Es gibt aber Ausnahmefälle, wie beispielsweise Klauseln im Arbeitsvertrag zum Homeoffice oder vorübergehende gesetzliche Regelungen wie die Homeoffice-Pflicht in der Corona-Pandemie.
• Der Arbeitgeber kann auf der anderen Seite aber auch kein generelles Homeoffice anordnen, wenn dies nicht im Arbeitsvertrag vorgesehen ist. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeitenden im Büro einen Arbeitsplatz mit entsprechender Ausstattung vorfinden.
• Wenn du dich mit deinem Arbeitgeber auf Homeoffice einigst, hat dieser grundsätzlich dafür Sorge zu tragen, dass du Arbeitsmittel wie PC, Laptop oder Telefon auch in den eigenen vier Wänden zur Verfügung hast.
• Der Erstattungsanspruch umfasst auch laufende Kosten wie den Telefon-, Strom- oder Internetvertrag. Diese Kosten können im Rahmen einer monatlichen Kostenpauschale für das Homeoffice erstattet werden. Hinweis: Es ist jeweils nur der Kostenanteil erstattungsfähig, der auf die berufliche Nutzung entfällt.

Monatliche Kostenpauschale für das Homeoffice

In der Praxis ist es häufig schwierig, den beruflich verursachten Anteil der Internet- oder Telefonrechnung zu ermitteln – zumal die meisten Verträge heutzutage ohnehin als Flatrate abgerechnet werden. Aus diesem Grund bietet es sich an, mit dem Arbeitgeber eine monatliche Kostenpauschale zu vereinbaren. Diese deckt alle laufenden Kosten ab, insbesondere

• Internetkosten
• Stromkosten
• Wasserkosten
• Telefonkosten

Die monatliche Kostenpauschale für das Homeoffice muss sich an dem tatsächlich anfallenden Aufwand orientieren – in vielen Fällen ist eine monatliche Zahlung von 50 ,-€ ein guter Anhaltspunkt für die entstandenen Kosten. Wichtig: Der Erstattungsanspruch kann nicht geltend gemacht werden, wenn der Arbeitnehmer auch die Möglichkeit hat, die Büroräumlichkeiten des Arbeitgebers zu nutzen.

Du möchtest am liebsten aus dem Ausland im Homeoffice arbeiten? Das ist durchaus möglich, schau doch mal hier vorbei und informiere dich.

Welche Homeoffice-Kosten kann ich von der Steuer absetzen?

Um Arbeitnehmer im Homeoffice zu entlasten, hat der Gesetzgeber für die Jahre 2020 und 2021 die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt. Die Regelung erlaubt es dir, für jeden Arbeitstag im Homeoffice fünf Euro als Werbungskosten abzusetzen. Der Betrag wird in die Werbungskostenpauschale mit eingerechnet und ist auf maximal 600 Euro pro Jahre begrenzt.

Beispiel: Du arbeitest im Jahr 2021 insgesamt 10 Wochen á 5 Tage komplett im Homeoffice. Insgesamt kannst du also für 50 Arbeitstage die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. In deiner Steuererklärung für das Jahr 2021 kannst du also 250 Euro als Werbungskosten absetzen.

Hinweis: Es lohnt sich für dich erst, die Homeoffice-Pauschale in Anspruch zu nehmen, wenn deine gesamten Werbungskosten damit über der Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro pro Jahr liegen.

Abgesehen von der derzeitigen Corona-Sonderregelung darfst du den Fiskus nur dann anteilig an deinen Kosten für das Homeoffice beteiligen, wenn du nachweislich keine Möglichkeit hast, im Büro zu arbeiten. Voraussetzung ist dann, dass du in einem abgeschlossenen Arbeitsraum tätig bist, der zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird. Die maximal absetzbaren Werbungskosten für das Homeoffice betragen in diesem Fall 1.250 Euro pro Jahr.

Darf ich beim Technikausfall im Homeoffice die Arbeit niederlegen?

Bei der Arbeit im Homeoffice greifst du zwangsläufig auf deine private Infrastruktur zurück, schließlich nutzt du deinen privaten Internetanschluss und lädst deinen Laptop mit deinem privaten Stromanschluss auf. Doch was passiert, wenn es im Homeoffice einmal einen Internetausfall gibt und du nicht mehr auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen kannst?

In diesem Fall gilt: Der Arbeitgeber trägt das Betriebsrisiko und muss damit leben, wenn es zu einer unerwarteten Störung im Homeoffice kommt. Für dich ist wichtig: Melde dich umgehend bei deinem Arbeitgeber, wenn eine IT-Störung oder ein anderer Ausfall im Homeoffice auftritt.

Ist eine vertragliche Vereinbarung zu den Kosten im Homeoffice sinnvoll?

Grundsätzlich ist es immer empfehlenswert, die Arbeit im Homeoffice vertraglich zu regeln. Dadurch treten erst gar keine Missverständnisse in Bezug auf Kostenübernahme, Arbeitsort und andere Themen auf.

Neben einer Betriebsvereinbarung für alle Beschäftigten kann der Arbeitgeber auch direkt mit dir eine Individualvereinbarung zum Homeoffice abschließen. Darin lässt sich etwa regeln, in welchem Umfang du aus dem Homeoffice arbeiten darfst, welche Kosten der Arbeitgeber trägt, welche Regelungen zum Arbeitsschutz zu berücksichtigen sind und wie das Thema Datenschutz gehandhabt wird.  

Du möchtest deine Karriere aus dem Homeoffice vorantreiben? Dann schau doch mal hier vorbei.