À propos d’Acted

Acted travaille avec 19 millions de personnes dans 43 pays, à l’intersection de l’humanitaire, du développement, du climat et de l’environnement. Nous nous appuyons sur une connaissance approfondie des contextes locaux et adoptons des technologies émergentes afin de sauver des vies, d’alléger les souffrances, et de protéger et restaurer notre planète. En collaboration avec un écosystème croissant de partenaires locaux, nationaux et internationaux, nous poursuivons un objectif commun : un monde 3Zéro – Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté.

Contexte et principaux défis du poste

Le siège d’Acted s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 110 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 42 Directions Pays. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’Acted, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et principales responsabilités

Au sein du pôle HUB du département RH, le/la stagiaire prend part à l’intégration et à la gestion administrative/opérationnelle des collaborateurs expatriés de l’ONG. Il/elle contribue également à la gestion des locaux, des prestataires externes et des aménagements. Il/elle évolue dans un environnement international et dynamique. Il/elle est en lien au quotidien avec les expatriés des pays d’intervention d’Acted ainsi qu’avec les collaborateurs du siège.

Principales responsabilités :

Gestion des déplacements liés au cycle du départ des salariés internationaux (réservations d’avion, train ou hôtel, procédures de visa, pick-up à l’aéroport) ou à d’autres voyages contractuels
Gestion des déplacements des collaborateurs du siège
Organisation des sessions d’intégration des nouvelles recrues à Paris avant départ sur le terrain (tous les 15 jours)
Rédaction et classement des Ordres de Mission
Rédaction et classement des lettres d’invitation pour soutenir les demandes de visa
Tenue et archivage des documents de voyage et dossiers administratifs du HUB
Gestion des Services Généraux
Gestion des achats pour le siège
Appui à la gestion des événements organisés par Acted en lien étroit avec la Direction Générale

Qualification et compétences techniques requises

Formation Bac +4 à Bac +5 (Ecole de Commerce, Science Po ou Université) avec de préférence une spécialisation Logistique, Tourisme ou RH
Très bon niveau d’anglais oral et écrit
Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale
Résistance au stress, adaptabilité et autonomie
Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique
Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures

Conditions et avantages