Objectifs du stage

Le ou la stagiaire aura pour mission de participer à la définition et au développement d’une solution permettant :

de centraliser les différents types de demandes de travaux CAO ;
de standardiser les processus de saisie, d’affectation et de traitement ;
d’améliorer la traçabilité et la visibilité sur l’avancement des demandes ;
de faciliter le pilotage de l’activité grâce à des indicateurs pertinents ;
de préparer la reprise éventuelle des demandes actuellement gérées dans Cherwell et fichiers excel;
étudier pertinence et capacité d’interface avec solution PLM Windchill ;
de garantir une prise en main simple de l’outil par les utilisateurs et les administrateurs.

Missions principales

1. Élaboration du cahier des charges

Recueillir et analyser les besoins des différentes parties prenantes ;
cartographier les processus existants et identifier les pratiques communes ou spécifiques ;
recenser les différents types de demandes et leurs règles de traitement ;
définir les rôles, responsabilités, niveaux de priorité et circuits de validation ;
formaliser les exigences fonctionnelles et techniques ;
identifier les données éventuellement à reprendre depuis Cherwell/LEA ;
proposer une organisation cible harmonisée ;
participer à l’évaluation de Jira et, si nécessaire, d’autres solutions envisageables.

2. Développement des interfaces et des workflows dans Jira

Concevoir les interfaces de saisie adaptées aux différents types de demandes ;
définir les champs, formulaires et règles de gestion associés ;
mettre en place les workflows d’affectation, de traitement, de validation et de clôture ;
organiser la gestion des droits et des profils utilisateurs ;
développer les vues nécessaires au suivi des demandes ;
réaliser les tests fonctionnels avec les futurs utilisateurs ;
intégrer les retours d’expérience et apporter les ajustements nécessaires.

3. Mise en place des KPI et du reporting

Identifier les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité ;
construire les tableaux de bord et les outils de reporting ;
permettre le suivi du volume de demandes par type, périmètre et statut ;
suivre les délais de prise en compte et de traitement ;
mettre en évidence les demandes en retard, les points de blocage et les charges par activité ;
définir les modalités de mise à jour et de diffusion des indicateurs.

Les KPI pourront notamment porter sur :

le nombre de demandes reçues, en cours et clôturées ;
le délai moyen d’affectation ;
le délai moyen de traitement ;
le respect des échéances ;
la répartition des demandes par périmètre, type, priorité ou responsable ;
l’ancienneté des demandes ouvertes ;
le taux de demandes réouvertes ou retournées pour complément.

4. Élaboration des supports d’administration et de formation

Rédiger le guide d’administration et de paramétrage de la solution ;
documenter les workflows, les rôles et les règles de gestion ;
élaborer les supports de formation à destination des utilisateurs ;
créer des modes opératoires synthétiques pour les principales actions ;
accompagner les phases de test, de déploiement et de prise en main ;
proposer les modalités de maintien et d’évolution de l’outil.

Livrables attendus

À l’issue du stage, les livrables suivants sont attendus :

un état des lieux des processus et outils existants ;
un cahier des charges fonctionnel et technique ;
une proposition de processus cible harmonisé ;
un prototype ou une solution opérationnelle sous Jira ;
les interfaces de saisie, d’affectation et de suivi ;
les workflows associés aux différents types de demandes ;
les tableaux de bord et indicateurs de pilotage ;
une analyse de la reprise éventuelle des données issues de Cherwell et fichiers excel + programmes de migration de données associés.
un plan de tests et un bilan des tests utilisateurs ;
une documentation d’administration ;
des supports de formation et des guides utilisateurs ;
des recommandations concernant le déploiement et les évolutions futures.

Profil recherché

Étudiant ou étudiante en formation supérieure de niveau Bac+4 à Bac+5, avec une spécialisation en informatique, systèmes d’information, gestion de projet, génie industriel ou domaine équivalent.

Compétences appréciées

intérêt pour la digitalisation et l’optimisation des processus ;
capacité à recueillir, analyser et formaliser un besoin ;
connaissances ou intérêt pour les outils de gestion de workflows, idéalement Jira ;
aptitude à définir des indicateurs et à construire des tableaux de bord ;
maîtrise des outils bureautiques et de reporting ;
capacité à structurer et à rédiger une documentation claire ;

Qualités recherchées

rigueur et sens de l’organisation ;
esprit d’analyse et de synthèse ;
autonomie et force de proposition ;
aisance relationnelle ;
capacité à travailler avec des interlocuteurs issus de différents métiers ;
goût pour les solutions concrètes et orientées utilisateurs.

Apports du stage

Ce stage permettra au candidat ou à la candidate de travailler sur un projet concret de transformation numérique, couvrant l’ensemble du cycle de développement d’un outil métier :

analyse des besoins ;
rédaction d’un cahier des charges ;
conception fonctionnelle ;
configuration et développement d’une solution ;
réalisation des tests ;
création d’indicateurs de pilotage ;
accompagnement du changement ;
formation et documentation des utilisateurs.

Le ou la stagiaire bénéficiera d’une vision transverse des différents métiers de la CAO et contribuera directement à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, de la traçabilité et du pilotage des activités