De perfecte e-mail-tekst voor online solliciteren

Inhoud:

1. Hoe schrijf ik een online sollicitatiebrief?
2. Solliciteren per mail: stap voor stap naar je droombaan
3. Je sollicitatie per mail is klaar - zo kom je aan je nieuwe droombaan

De tijden waarin bedrijven sollicitaties uitsluitend via de post wilden ontvangen zijn allang voorbij. Vandaag de dag zoek je online naar je droombaan en verstuur je je sollicitatie meestal via de mail of via een online sollicitatieformulier. Dat gaat sneller, bespaart geld en bovendien waardevolle grondstoffen.

Desondanks moet je bij het solliciteren per mail net zo zorgvuldig te werk gaan als bij een schriftelijke sollicitatie. Om je kansen op een baan zo optimaal mogelijk te benutten, moet eigenlijk alles kloppen. Van de onderwerpregel en de bodytekst tot de bijlagen: wij laten je zien wat essentieel is bij jouw online sollicitatie!

Hoe schrijf ik een online sollicitatiebrief?

Dat is inderdaad een goede vraag, omdat je hier eigenlijk onderscheid moet maken tussen twee soorten sollicitaties. We hebben het aan het begin even kort aangestipt: je gaat óf solliciteren per mail óf je verstuurt een online sollicitatieformulier. Allebei de varianten zul je bij vacatures tegenkomen en het verschil is snel uitgelegd.

In deze bijdrage focussen we alleen op het solliciteren per mail en loodsen we je stap voor stap door het proces. Starten maar!

Solliciteren per mail: stap voor stap naar je droombaan

One in a million: zo moet je sollicitatie in de inbox van de afdeling personeelszaken eruitzien. Je kunt je vast en zeker voorstellen dat in zo'n uitpuilende e-mailinbox de details voor jouw kansen op een droombaan beslissend kunnen zijn. Een goed geformuleerde onderwerpregel of een kernachtige e-mailbody geven jouw sollicitatie net dat beetje extra dat nodig is om naar de volgende ronde door te stromen. Maar hoe kun je bij het solliciteren per mail extra opvallen? Met onze vijf tips verhoog je gegarandeerd het aantal klikken op jouw online solliciatie.

1. Tip: een serieus mailadres

Als je het sollicitatieproces wilt starten, moet je als eerste stap een serieus e-mailadres aanmaken. Je vraagt je misschien af: waarom zoveel moeite? Nou ja, een nieuw mailadres aanmaken kost maar een paar minuten, maar je kunt ermee bij de HR-medewerkers een positieve indruk achterlaten. Bovendien is het handig om het mailverkeer van je sollicitaties te scheiden van je overige mails, zodat je niet het overzicht kwijtraakt. Tenslotte wil je geen belangrijke mails missen. Dat zou pas irritant zijn!

Wat wordt er verstaan onder een serieus mailadres?

Gezellige, coole of lollige e-mailadressen moet je bij het solliciteren per mail achterwege laten. Misschien heb je daarover tot nu toe nog nooit nagedacht, maar het ziet er kinderachtig en niet serieus uit. Je verkleint dus je kansen op een baan! Dus neem alleen je eigen naam op in een e-mailadres:

• geen bijnamen
• geen internet-aliassen
• geen geboortedatum

Hoe maak je een serieus mailadres aan:

• gebruik alleen je voor- en achternaam
• maak je mailadres zo kort als je kunt en zo lang als nodig is
• je mag je voornaam afkorten
• je achternaam moet er in elk geval in staan
• je kunt tussen je voor- en achternaam een punt, een verbindingsstreepje of een liggend streepje zetten, een spatie is niet mogelijk
• freemailadressen als gmail, hotmail of outlook zijn OK

Tip 2: kies een informatieve onderwerpregel

Het onderwerp maakt het voor HR-medewerkers makkelijker om documenten aan jou te koppelen, maar deze ene regel kan ook beslissend zijn voor de vraag of ze jouw e-mail überhaupt gaan openen. Want wie al in de onderwerpregel overtuigend overkomt, laat zien dat hij/zij meedenkt en de baan ook echt wil hebben. Geen of een onvoldoende concreet onderwerp is daarentegen al een heel duidelijk minpunt. Dus laat je kans op het maken van een goede eerste indruk niet onbenut en concentreer je ook volledig op het formuleren van de onderwerpregel.

Let daarbij op de volgende punten:

• formuleer het onderwerp zo kort mogelijk
• tikfouten kunnen echt niet
• gebruik erin het woord "sollicitatie"
• gebruik de concrete titel van de vacature
• verwijs naar het vacaturenummer, indien van toepassing
• je naam blijkt idealiter al uit je mailadres

Wat schrijf ik bij een open sollicitatie in de onderwerpregel?

Als je niet op een vacature reageert, maar een open sollicitatie instuurt, moet je in elk geval telefonisch om een contactpersoon vragen. Zo kun je je sollicitatie richten aan de juiste persoon in het bedrijf. In het onderwerp kun je verwijzen naar het telefoongesprek; daarmee verhoog je de kansen op een persoonlijk gesprek.

Tip 3: formuleer voor je sollicitatie een krachtige e-mailbody

We behandelen nu het belangrijkste deel van de sollicitatie: de e-mailbody. De e-mailbody is hetgeen HR-medewerkers het eerste van je lezen, zelfs nog voor je eigenlijke sollicitatiebrief met bijlagen. Gebruik de body van je sollicitatie e-mail dus om toekomstige werkgevers van jouw kwaliteiten te overtuigen - en wel kort en bondig. Dat klinkt eenvoudig, maar juist als je het kort wilt houden is het belangrijk om je punt te maken en dat vanzelfsprekend zonder taalfouten.

Wat hoort er in de body van een sollicitatie e-mail te staan?

• aanhef met contactpersoon
• Schrijftekst niet langer dan vier tot zes regels
• Groetformulering
• Voor- en achternaam
• Actuele handtekening (adres, telefoonnummer en e-mailadres)

Voorbeeld: e-mailbody bij je sollicitatie

Geachte mevrouw/heer,

met grote belangstelling heb ik de vacature voor de openstaande functie als [functie invullen] gelezen. In de bijlage bij deze mail ontvangt u daarom mijn sollicitatiedocumenten.

Eventuele vragen beantwoord ik graag en ik verheug mij er dan ook op om u in een persoonlijk gesprek van mijn geschiktheid voor de functie te overtuigen.

Met vriendelijke groet,

Leonie Jansen

Leonie Jansen

Molenstraat 1

1234 AB Voorbeeldstad

Vast of mobiele telefoonnummer

E-mailadres: [email protected]

Tip 4: hoe maak je een goede bijlage voor je sollicitatie per mail?

In de bijlage bij je sollicitatie per mail voeg je je digitale sollicitatiemap toe, die je als volgt moet samenstellen:

• Mailtekst
• Omslag (optie)
• CV
• Motivatiebrief (oftewel 'derde blad')
• Getuigenissen
• Eventuele referenties

Bij solliciteren per mail is het gebruikelijk om de documenten niet als aparte bijlages toe te voegen maar allemaal in één enkel pdf-bestand te versturen. Zo voorkom je dat jouw sollicitatiedocumenten door elkaar raken.

Hoe groot mag een e-mailbijlage zijn?

De bijgevoegde pdf met de digitale sollicitatiemap mag niet groter dan 3 MB zijn en dient bovendien een duidelijk herkenbare bestandsnaam te bevatten.

Welke bestandsnaam is geschikt voor de digitale sollicitatiemap?

Als je het pdf-bestand met je sollicitatiedocumenten een naam geeft, moet je zowel je naam als de vacature waarop je reageert vermelden. Dat zou er als volgt uit kunnen zien:

Leonie_Jansen_Sollicitatie_Functietitel.pdf

Tip 5: controleer je sollicitatie via de e-mail

Voordat je je sollicitatie per mail verstuurt, moet je nog een keer controleren of je ook echt aan alles hebt gedacht. Gebruik daarvoor onze checklist:

Checklist: sollicitatie per mail

• Verstuur je de sollicitatie vanaf een serieus e-mailadres?
• Klopt het adres van de ontvanger?
• Bevat je sollicitatiemail een informatieve onderwerpregel?
• Is de bijlage bijgevoegd? Heeft deze een passende naam? Is de bijlage niet groter dan 3 MB?
• Bevat de body van de e-mailsollicitatie een aanhef, groetformulering en een handtekening?
• Is de body van de e-mailsollicitatie duidelijk en foutloos geformuleerd?

Je sollicitatie per mail is klaar - zo kom je aan je nieuwe droombaan

Ben je uitstekend voorbereid en heb je zin om jezelf op de arbeidsmarkt te presenteren? Begin je zoektocht dan meteen hier op JobTeaser. Want bij ons kun je proactief naar je droombaan zoeken of je heel eenvoudig laten vinden door bedrijven die exact op je competenties aansluiten. Upload daarvoor gewoon je CV in je JobTeaser-profiel.

Nog geen profiel? Registreer je nu gratis bij JobTeaser.