ABC-Analyse: Besseres Zeitmanagement durch Priorisierung

Zu Beginn des Berufslebens können die vielen To-dos auf der eigenen Liste überwältigend erscheinen. Für einen freien Kopf, mehr Energie und ein schnelles Abarbeiten gibt es eine einfache Lösung: eine richtige Priorisierung. Mithilfe des betriebswirtschaftlichen Modells der ABC-Analyse teilst du deine Aufgaben in drei Bereiche ein: sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig. So behältst du genau den Überblick über die Dinge, die dringlich sind und auf deine Zielsetzung einzahlen.

ABC-Analyse einfach am Beispiel erklärt

Laut Definition dient die ABC-Analyse dazu, Dinge nach ihrer wirtschaftlichen Bedeutung für ein Unternehmen zu klassifizieren. Sorgt ein:e Kund:in beispielsweise für mehr als 80 Prozent des Umsatzes, sollte dieser eine höhere Betreuung erhalten als jene, die dir nur 10 Prozent deines Gesamtumsatzes einbringen. Dieses Beispiel lässt sich auf jegliche Form von Umsatzgrößen oder Prozessschritten anwenden.

Bist du beispielsweise im Projektmanagement tätig, zeigt dir die ABC-Analyse, wie zeitintensiv ein Schritt in deiner Timeline sein darf, um möglichst wirtschaftlich zu agieren.

Möchtest du hingegen nach Bedarfen priorisieren, bietet sich die XYZ-Methode an. Was der Unterschied zwischen ABC/ und XYZ-Analyse ist? Während du bei der ABC-Analyse nach Wichtigkeit klassifizierst, misst die XYZ-Analyse den Verbrauch. So steht X für Güter, die einen konstanten Verbrauch haben, Y für Güter mit erhöhten Verbrauchsschwankungen und Z für Güter, die starken Verbrauchsschwankungen unterlegen sind.

Während sich ABC-Analysen also an die Ist-Situation richten, treffen XYZ-Analysen Vorhersagen über die zukünftige Entwicklung von Beständen. Beides in Kombination zahlt sich auf dein Zeitmanagement, deine Organisation und die effiziente Nutzung der Ressourcen Zeit und Geld aus.

Aufbau und Ablauf der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unterstützt dich sowohl in deinen beruflichen als auch privaten Zielen. Auch für deine Ausbildung kann die Priorisierung anhand der ABC-Analyse dein Zeitmanagement verbessern. Wie sieht das in der Praxis aus?

Für die Priorisierung benötigst du zwei Variablen: benötigte Zeit pro Aufgabe und Priorität. Die ABC-Analyse erleichtert diesen Schritt, indem sie Aufgaben in drei Klassen einteilt:

A: Sehr wichtig – hohe Priorität für die eigenen Ziele

B: Wichtig – relevant, aber ohne hohe Priorität

C: Weniger wichtig – Routineaufgaben

Um nun die ABC-Analyse berechnen zu können, teilst du alle deine Aufgaben in die Klassen A bis C ein. Wichtig hierbei: Die Anzahl an Aufgaben pro Klasse sinkt mit steigender Priorität. Das bedeutet konkret: Solltest du zehn Aufgaben der Klasse C zuordnen, sollten es maximal neun Aufgaben in der Klasse B und maximal sieben Aufgaben in der Klasse A sein. So erhöhst du die dir zur Verfügung stehende Zeit mit steigender Relevanz.

Ist also der Faktor Zeit deine kritische Komponente, sollten A-Aufgaben 60 bis 80 Prozent, B-Aufgaben 10 bis 25 Prozent und C- Aufgaben maximal 5 bis 15 Prozent deiner Zeit am Tag einnehmen. Wie du die Grenzen setzt, ist dir überlassen. Du kannst auch dem Pareto-Prinzip folgen. In diesem Fall sind Aufgaben, die 20 Prozent deines Aufwandes ausmachen und 80 Prozent des Outputs liefern, der Klasse A zuzuordnen. Egal wie du deine Grenzen zwischen den Klassen setzt: Plane in jedem Fall großzügig Puffer für unvorhergesehene dringliche Aufgaben ein! Wichtig an dieser Stelle: Überprüfe die Richtigkeit deiner ABC-Analyse hin und wieder, um Fehlschlüsse zu eliminieren und deine Zeit noch effizienter zu planen. Bei diesem Modell handelt es sich schließlich nur um eine Bestandsaufnahme, die sich nach dem Status quo richtet.

Ein Tipp für dich: Es hat sich als effizient erwiesen, pro Tag ein bis zwei A-Aufgaben mit etwa drei Stunden, zwei bis drei B-Aufgaben mit etwa einer Stunde und Routineaufgaben mit etwa 45 Minuten einzuplanen. Für ein gesundes Zeitmanagement bietet es sich zudem an, Pausen mitzudenken.

ABC-Analyse für ein solides Zeitmanagement berechnen: Das sind Vorteile

Die ABC-Analyse gibt dir einen konkreten Überblick über die Dringlichkeit sowie der Dauer einer Aufgabe. Schnell erstellen lässt sie sich obendrein. Ob für das Studium, die Ausbildung, den Berufsstart oder das Projektmanagement: Mit diesem Modell als Tool an deiner Seite nutzt du deine Zeit effizient.

Die Möglichkeiten der ABC-Analyse lassen sich zudem auf andere Bereiche wie den Einkauf, die Ressourcenplanung oder Umsatzziele ausweiten.

Zusammengefasst unterstützt die ABC-Analyse dein Zeitmanagement, indem sie:

• dir dabei hilft, Aufgaben zeitlich zu priorisieren
• die Ressourcenplanung optimiert anzugehen
• die Wirtschaftlichkeit hinter deiner Zeit zu verstehen
• den Planungshorizont zu erweitern