Das Pareto-Prinzip: Praktische Beispiele für den Beruf

Es gibt kaum eine Stellenanzeige, in der das Unternehmen nicht auch ein gutes Zeitmanagement fordert. Vor allem in leitenden Positionen und Berufen mit einem vielseitigen, anspruchsvollen Aufgabenfeld werden Talente mit einem ausgeprägten Zeitmanagement gesucht.

Das Pareto-Prinzip ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Karriere-Booster, denn es zielt auf die konsequente Optimierung von Leistung und Ertrag ab. Eine Eigenschaft, die gerade im stressigen Berufsalltag entscheidend ist und Führungskräften eine Priorisierung und effiziente Abarbeitung ihrer Aufgaben erlaubt.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip ist ursprünglich aus der wissenschaftlichen Betrachtung von Ungleichheiten oder Ungleichgewichten entstanden. Dem italienischen Ingenieur und Namensgeber des Pareto-Prinzips Vilfredo Pareto ist Anfang des 20. Jahrhunderts aufgefallen, dass sich 80 Prozent des italienischen Staatsvermögens in der Hand von gerade einmal 20 Prozent der Staatsbürger:innen befanden. Die Schlussfolgerung aus dieser Erkenntnis: Die italienischen Banken verwenden 20 Prozent ihrer Zeit darauf, die 80 wichtigsten Prozent ihres Vermögens zu betreuen.

Diese Erkenntnis wurde später genau so auf das allgemeine Zeitmanagement übertragen:

Die entscheidende Erkenntnis des Pareto-Prinzips ist also, dass der Teufel im Detail steckt: Wenn du jede Aufgabe zu 100 Prozent perfektionieren möchtest, wirst du sehr viel Zeit dafür aufwenden müssen. Wenn du bei einer Aufgabe auch einmal mit 80 Prozent zufrieden bist, kannst du dich hingegen auf viele verschiedene Ziele konzentrieren und arbeitest weitaus effizienter. Die Eigenschaft zur Priorisierung von Aufgaben ist vor allem in Führungspositionen wichtig und gehört daher zu den Grundlagen des Zeitmanagements.

Pareto-Beispiele aus dem Alltag

Das Pareto-Prinzip ist nicht nur im beruflichen Zeitmanagement wichtig, sondern zeigt sich auch in vielen alltäglichen Lebensbereichen. Die Erkenntnisse aus dem Alltag lassen sich gewinnbringend in der Karriereplanung einsetzen, weshalb wir dir hier einige alltägliche Pareto-Beispiele anschaulich erläutern:

1. Putzen und Aufräumen

Besuch hat sich für heute Abend angekündigt, aber die Zeit zum Aufräumen läuft dir davon? Dann ist jetzt ein effizientes Zeitmanagement gefragt. Intuitiv wirst du wahrscheinlich Klamotten in den Wäschekorb schmeißen, Zeitschriften vom Tisch entfernen, die Schuhe ins Regal stellen und den Schreibtisch etwas aufräumen. Schon sieht alles wieder ordentlich und einladend aus. Die Fensterscheiben, Dusch-Gläser und das Schrank-Innenleben bleiben natürlich auf der Strecke, aber das ist nicht so wichtig. Denn mit nur 20 % Aufwand sieht die Wohnung optisch richtig gut aus.

2. Finanzplanung nach Pareto

Akribische Finanzexperten und ambitionierte Sparer versuchen, jeden ausgegebenen Cent im Monat zu dokumentieren, um eine möglichst aussagekräftige Statistik zu haben. Dabei ist zu beachten: Rund 20 % der Ausgabenposten sind für 80 Prozent der Ausgaben verantwortlich. Die Dokumentation der restlichen Kleinigkeiten ist sehr zeitaufwendig und mühsam. Das Pareto-Prinzip erspart die hier also jede Menge Zeit.

3. Fremdsprachen

Das Erlernen einer Fremdsprache folgt üblicherweise einer steilen Lernkurve, die im Laufe der Zeit stark abflacht. Das liegt daran, dass sich die Grundlagen und das Basic-Vokabular meist sehr schnell einprägen, während grammatikalische Details und Fachbegriffe sehr viel Lernaufwand bedeuten. Auch bei Fremdsprachen gilt also: Mit nur 20 % des Aufwands kannst du 80 % Lernerfolg verzeichnen. Wenn du viele verschiedene Fremdsprachen „ganz passabel“ sprechen möchtest, ist Pareto eine vielversprechende Methode.

Das Pareto-Prinzip in der Wirtschaft

In der Wirtschaft erlaubt es das Pareto-Prinzip, sich auf die wirklich wichtigen Faktoren für den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu konzentrieren. Um das Pareto-Prinzip erfolgreich einsetzen zu können, benötigen Unternehmen aber eine fundierte Datenbasis, die eine Zuordnung von Leistung beziehungsweise Ertrag und erforderlichem Aufwand zulassen.

Das Pareto-Prinzip erfolgreich im Beruf einsetzen

Als besonders einfache und eingängige Methode des Zeitmanagements ist das Pareto-Prinzip aus den Führungsetagen der Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken. Die Methode eignet sich aber nicht nur für Führungskräfte mit Personalverantwortung, sondern auch für Berufseinsteiger:innen.

Hier sind einige wichtige Hinweise zum Einsatz der 80/20-Regel im Beruf:

• Wichtige Aufgaben priorisieren: Der Schlüssel zu einem effizienten Zeitmanagement ist die Priorisierung von Aufgaben. Im ersten Schritt musst du daher die Aufgaben identifizieren, die dich dem Projekterfolg wirklich näher bringen. Glieder das Projekt in Arbeitspakete und ordne diesen Paketen eine Wichtigkeit zu. So siehst du schnell, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, um das Ziel zu erreichen.
• Du kannst dich nicht klonen: Auch als Berufseinsteiger:in wirst du häufig mit Situationen konfrontierst, in denen du dich am liebsten klonen würdest, um an allen Fronten gleichzeitig deinen Beitrag zu leisten. In der Praxis funktioniert das nicht, daher musst du deinen Arbeitseinsatz hier jeweils auf die wichtigste und dringendste Aufgabe konzentrieren. Vermeide es, dich gleichzeitig mit vielen verschiedenen Arbeitspaketen zu beschäftigen.
• Delegieren statt selbst machen: Klar: Als Berufseinsteiger:in wirst du in der Regel auf der operativen Ebene tätig sein und kannst deine Aufgaben nicht einfach an Kolleg:innen delegieren. Wenn du aber später einmal Personalverantwortung übernimmst, musst du lernen, Aufgaben zu delegieren. Dabei hilft die bekannte Eisenhower-Matrix, die beim Umgang mit Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidet:
  • Eilige und wichtige Aufgaben: Diese Aufgaben erledigst du selbst – und zwar sofort.
  • Eilige, aber unwichtige Aufgaben: Diese Arbeiten solltest du delegieren, um Zeit zu sparen.
  • Wichtige, aber nicht zeitkritische Arbeiten: Setz dir einen festen Termin, an dem du diese Aufgabe erledigen willst.
  • Unwichtige und nicht dringende Aufgaben: Diese Aufgaben kannst du zunächst ignorieren. Wenn sich später mal ein Zeitfenster auftut, kannst du diese Arbeiten flexibel in den Tagesablauf schieben.

Aufgepasst: Die Grenzen des Pareto-Prinzips

Das Zeitmanagement nach Pareto ist ein wertvolles Instrument zur Optimierung der Arbeitseffizienz und der Produktivität – aber nur dann, wenn die Methode auch im Sinne des Erfinders eingesetzt wird.

Das sind die Gefahren, die beim Einsatz der Pareto-Methode im Beruf lauern:

• Falsche Priorisierung: Gerade als Berufseinsteiger:in kann es leicht passieren, dass du eine falsche Priorisierung deiner Aufgaben vornimmst. Dadurch kann es vorkommen, dass die wirklich wichtigen Arbeitspakete am Ende fehlen und das Projekt gefährdet ist. Hol dir daher gerade am Anfang immer wieder Feedback von erfahrenen Führungskräften.
• Auf notwendige Arbeiten ganz verzichten: Das Pareto-Prinzip ist keine Einladung, Arbeiten zu vernachlässigen, die gerade nicht ganz oben auf der Prio-Liste stehen, aber notwendig sind. Das heißt: Pareto dient lediglich der Priorisierung von Aufgaben, wenn die Zeit sehr knapp ist. Viele der weniger wichtigen Aufgaben müssen aber trotzdem abgearbeitet werden, dazu gehören beispielsweise das Beantworten von E-Mails oder das Einholen von Informationen.
• Nicht als Ausrede nutzen: Das Pareto-Prinzip ist ausdrücklich keine Einladung, Aufgaben unvollständig oder schlecht abzuarbeiten. Im Gegenteil: Die Methode dient lediglich der Priorisierung von Aufgaben im Sinne der Effizienzsteigerung, du solltest aber immer das Ziel haben, alle Arbeiten zu 100 % zu erledigen.

Wenn du gerade auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung bist, dann schau doch mal in unserer Stellensuche vorbei.