Einen ATS-freundlichen Lebenslauf schreiben: So überzeugst du den Algorithmus

Hörst du den Begriff ATS gerade zum ersten Mal? Dann wird es Zeit, dich näher mit dem Thema zu beschäftigen. Ein ATS beziehungsweise Applicant Tracking System ist eine Software für das Bewerbermanagement: Sie sortiert Lebensläufe automatisch und wählt die Profile aus, die für ein Vorstellungsgespräch infrage kommen. Personalabteilungen können mit einem solchen System Bewerbungen besser nachverfolgen, sie automatisch filtern und weitere Funktionen nutzen, die ihnen eine Menge Zeit sparen. Besonders reizvoll ist das für Unternehmen, die bereits den Preis für fehlgeschlagene Einstellversuche zahlen mussten: Im Durchschnitt kostet es ein Unternehmen ganze 45.000 Euro, wenn sie eine unpassende Person einstellen und diese das Unternehmen bald wieder verlässt. Das ist eine ganze Menge Geld.

So kommt es, dass dein hübscher mit Canva erstellter Lebenslauf wahrscheinlich nicht direkt in den Händen eines Menschen landet, sondern als Erstes von den Algorithmen von Sniper AI, Talview, Rippling, Between, Workable oder Jobaffinity[AW1] [tr2]  analysiert wird. Dabei macht es keinen Unterschied, ob du dich bei einem Großunternehmen oder bei einem Startup bewirbst: JobScan zufolge nutzen 98,8 % der Unternehmen aus den Fortune Global 500 ein Bewerbermanagementsystem, ebenso wie 66 % der Großunternehmen insgesamt und 35 % der kleinen Unternehmen.

Mit einem ATS gilt: Match oder kein Match

Das ATS nutzt eine Scoring- oder Matching-Methode, um einen Lebenslauf auszuwählen. Der Algorithmus bewertet jede Bewerbung anhand von Kriterien, die zuvor von den Personalverantwortlichen festgelegt wurden, etwa anhand der gesuchten zentralen Kompetenzen, Fremdsprachenkenntnisse oder Erfahrungen auf einem bestimmten Gebiet. Dazu sucht die Software nach Schlüsselwörtern oder -zahlen und gewichtet sie nach ihrer Wichtigkeit. Am Ende bleibt eine Liste von kompatiblen Bewerbungen übrig und diejenigen, die kein gutes „Match“ für das Stellenangebot sind, werden aussortiert. Das funktioniert ganz ähnlich wie der Algorithmus einer Dating-App: Es wird niemals ein Match zwischen einem Yogi geben, der ohne Elektrizität auf einem Bauernhof lebt und auf die Energie aus Kristallen schwört, und einer Airsoft-Gamerin, die am Wochenende am liebsten bei Technomusik durch einen verlassenen Hangar springt. (Und ja, auch wir finden das sehr schade!)

Unternehmen haben durch ein ATS den zusätzlichen Vorteil, dass diese Systeme in den meisten Fällen mit vielen weiteren Softwarelösungen kompatibel sind. Sie lassen sich gut sowohl in externe Recruiting-Systeme wie LinkedIn als auch in interne Tools wie CRM- oder HRIS-Systeme (Human Resource Information System) integrieren. 

So sorgst du dafür, dass du der KI auffällst

Wenn du einen Lebenslauf erstellen willst, der auf der Höhe der Zeit ist und deine Chancen auf ein Vorstellungsgespräch bei großen Unternehmen maximiert, solltest du ihn regelmäßig aktualisieren, an jede Bewerbung anpassen und dir einige „KI-freundlichen“ Schreibgewohnheiten aneignen:

• Mache deutlich, worum es geht

Ein ATS-Algorithmus kann einen klar strukturierten Lebenslauf besser lesen. Beginne mit einem Titel, der die in der Anzeige genannte Stelle aufgreift. Organisiere dein Dokument anschließend in klar definierte Abschnitte. Wir empfehlen, mit einem Abschnitt über deine Kompetenzen zu beginnen, bevor du über deine Erfahrungen, deine Ausbildung und deine Interessen sprichst. Hier bist du an der richtigen Stelle, um etwa dein angeborenes Organisationstalent, deine Überzeugungskraft, deine enorme Anpassungsfähigkeit oder deine emotionale Intelligenz zu erwähnen, von der alle so begeistert sind, die mit dir zusammenarbeiten. Solche Softskills können die Algorithmen deutlich schwieriger erkennen als technische Fähigkeiten, wenn du sie nicht sehr klar formulierst. Im Abschnitt zu deinem beruflichen Werdegang solltest du genaue Informationen zu den Unternehmen angeben, bei denen du bereits Erfahrungen gesammelt hast (etwa ihre Branche, die Zahl der Angestellten, Umsatzzahlen, ...). Nutze technische Begriffe, die sich auf den Job beziehen, für den du dich bewirbst.

• Setze Sprachelemente richtig ein

Indem du die richtigen Schlüsselwörter nutzt, hilfst du dem Algorithmus, deinen Lebenslauf unter den anderen herauszupicken. Stell dir vor, du hörst als großer Metal-Fan eine Playlist, in der plötzlich eine Pop-Ballade auftaucht: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du den Song schnell überspringen wirst. Das Gleiche gilt für ein ATS: Wenn der Algorithmus die Begriffe nicht findet, die für die Personalverantwortlichen entscheidend sind, springt er vielleicht über wichtige Informationen in deinem Lebenslauf einfach hinweg. Natürlich geht es nicht darum, unehrlich zu sein, sondern darum, ein Vokabular zu wählen, das dem der Stellenanzeige ähnelt, und bestimmte Zahlen zu nennen, die von der Logik des Algorithmus erwartet werden. Expert:innen empfehlen beispielsweise aussagekräftige Abschnittsüberschriften wie „5 Jahre Erfahrung im Webdesign“ statt allgemeiner Überschriften wie „Berufserfahrung“.

• Halte deine künstlerische Ader zurück

Wenn du eine Rechnung erhältst, achtest du nicht auf das Layout oder das neue Logo des Händlers: Was dich interessiert, ist der Betrag! Ungefähr so funktionieren auch ATS-Algorithmen, wenn es um einen Lebenslauf geht. Ein hübsches Design ist ihnen egal und Logos oder Symbole können sie ohnehin nicht erkennen. Das Allerwichtigste ist also eine gute Lesbarkeit. Dabei solltest du natürlich im Kopf behalten, dass dein Lebenslauf, nachdem er von der KI ausgewählt wurde, auch von einem Menschen gelesen wird. Gestalte ihn also einfach und trotzdem ansprechend. Denke an Designerkleidung: Schlicht, aber elegant!

• Auf Nummer sicher gehen: Wähle ein traditionelles Dateiformat

Ein Lebenslauf im .doc- oder .pdf-Format ist für ein ATS leichter lesbar. Wie wir bereits angedeutet haben, lohnt es sich also nicht, ein originelleres oder dynamischeres Format zu wählen, das letztendlich der Qualität deiner Bewerbung nur schadet.

Hier liegt also das Geheimnis, um die Algorithmen von dir zu überzeugen: Verhalte dich ganz wie bei einer schriftlichen Prüfung – lies dir genau die Aufgabenstellung durch und formuliere deine Antwort so klar wie nur möglich. Heb dir deine spannendsten kreativen Ideen fürs Vorstellungsgespräch auf, denn dort machen sie einen wirklichen Unterschied!