Feedbackgespräch: So bereitest du dich optimal vor

Bei einem Feedbackgespräch erhalten Mitarbeitende von Vorgesetzten Rückmeldung über das eigene Verhalten und die erbrachte Leistung. Ein solches Gespräch findet in den meisten Unternehmen regelmäßig, etwa einmal im Jahr, statt. Dafür gibt es drei beliebte Termine: am Anfang des Jahres, am Ende des Jahres oder am Ende des ersten Quartals.

Erhältst du kein regelmäßiges Feedback, solltest du spätestens zu einem dieser Termine die Initiative ergreifen und den Austausch suchen. Die Wichtigkeit von Feedback versteht vermutlich jeder. Doch nur wenige wissen, wie man tatsächlich gute und konstruktive Feedbackgespräche führt. Damit keine verkrampften Gespräche oder unangenehme Situationen entstehen, solltest du wissen, was es zu beachten gilt. Und das zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Bedeutung des Feedbackgesprächs

Im Feedbackgespräch wird über die bisherigen Leistungen, Erfolge und Verbesserungspotenziale einzelner Mitarbeitenden gesprochen. Es dient also einerseits zur Erfolgskontrolle. Andererseits verhindern regelmäßige Feedbackgespräche den Tunnelblick und objektiviert die Selbsteinschätzung.

Zudem sollten künftige Ziele und die Rollen für die weitere Zusammenarbeit im Gespräch definiert werden. Ziel sollte es immerhin sein, Mitarbeitende zu fordern und fördern. Durch erfolgreiche Feedbackgespräche lassen sich Ziele leichter überprüfen, Arbeitsweisen reflektieren und die Zusammenarbeit verbessern. Sie ermöglichen darüber hinaus persönliche Entwicklung und steigern die Motivation um ganze 17 Prozent.

Feedbackgespräch: Ablauf in 5 Schritten erklärt

Das Feedbackgespräch kann extrem wirkungsvoll sein. Dafür ist allerdings eine optimale Vorbereitung, ein klares Ziel und ein guter Aufbau von Bedeutung:

1. Gesprächseinstieg: Smalltalk
2. Analyse & Feedback: In dieser Phase werden aktuelle Aufgaben, bisherige Erfolge, Zielerreichung, eventuelle Kritikpunkte und die Arbeitszufriedenheit thematisiert.
3. Planung & Ziele: Anschließend geht es um eventuell anstehende Veränderungen, die Aufgabenplanung und die Formulierung von Zielen.
4. Entwicklung & Perspektive: Zu guter Letzt werden berufliche Perspektiven, persönliche Wünsche und Entwicklungsoptionen besprochen. Dazu gehören Weiterbildungen und die Förderplanung.
5. Gesprächsabschluss: Dank und Freude über die weitere Zusammenarbeit ausdrücken

Wie kann ich mich auf ein Feedback-Gespräch vorbereiten?

Dein erstes Feedbackgespräch steht vor der Tür und die Nervosität steigt. Zwar ist der Feedback-Gebende – in der Regel Personaler oder Vorgesetzte – für den Ablauf und die Gesprächsführung verantwortlich, allerdings gibt es auch einige Dinge, die du tun kannst, um dich optimal auf dein Feedback-Gespräch vorzubereiten. Dazu gehört es in erster Linie deine eigene Leistung so objektiv wie möglich zu reflektieren und Stärken aber auch Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Bleibe bei der Reflexion ergebnisoffen. So kannst du viel über dich selbst lernen. Bereite sachlich fundierte Argumente für Themen vor, über die du gern sprechen möchtest. Werden deine Leistungen nicht erkannt, ist das nur selten die Schuld deiner Vorgesetzten. Meist liegt es an mangelhaftem Eigenmarketing. Auf deine Erfolge darfst du stolz sein und diese auch offen präsentieren.

Feedback-Gespräch: Diese Fragen helfen dir

Folgende Fragen kannst du zum einen dir bei der Vorbereitung und zum anderen Vorgesetzten während des Gesprächs stellen. Denn nur, wenn du offene, konstruktive Fragen stellst, kannst du auch wertvolles Feedback erhalten.

• Was habe ich erreicht? Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
• Welche Herausforderungen habe ich dabei gemeistert?
• Welche Ziele konnte ich realisieren? Und welche sogar übertreffen?
• Welchen Mehrwert habe ich geschaffen?
• Woran muss ich noch arbeiten?
• Warum konnte ich das Ziel nicht erreichen?
• Wohin möchte ich mich entwickeln? Woran möchte ich künftig arbeiten?
• Welche Weiterbildungen möchte ich absolvieren und was nutzen sie?
• Welche Ziele möchte ich zukünftig erreichen?
• Welche meiner Talente und Fähigkeiten werden nicht genutzt? Und wo könnte ich sie künftig gewinnbringend einsetzen?

Feedbackgespräch Leitfaden und Tipps

Zu den Aufgaben der Vorgesetzten, also des Feedback-Gebenden gehört die Planung und Führung des Gesprächs. Ziele müssen vorab klar kommuniziert werden und Feedback sollte spezifisch und konkret sein. Dabei sollte die Anerkennung der Leistungen im Vordergrund stehen, aber negatives Feedback darf nicht zurückgehalten werden. Das Feedbackgespräch muss einer Struktur, einem Ablauf, folgen und wichtige Punkte wie Erfolge, Entwicklungspotenziale und Ziele abdecken. Die Hauptverantwortung liegt also beim Vorgesetzten.

Allerdings gibt es auch einiges, was es für dich zu beachten gilt. Im Feedbackgespräch sind zwei Punkte grundlegend: effektive Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen. Lasse dich auf dein Gegenüber ein und glaube an dessen Wohlwollen. Falsche Anschuldigungen darfst du ruhig und sachlich, verbunden mit souveräner Selbstkritik, widerlegen. Berechtigte, konstruktive Kritik solltest du allerdings dankbar annehmen und daran arbeiten. Immerhin willst du dich in deinem Job auch weiterentwickeln. Das Gespräch ist eine Chance, die es zu nutzen gilt.

Nimmst du stattdessen eine Defensivhaltung ein, bleibt das Gespräch unter seinen Möglichkeiten oder entwickelt sich womöglich sogar zum Konfliktgespräch. Das liegt weder in deinem noch im Interesse der Führungskraft. Ziel ist es nämlich, dass du dich, deine Fähigkeiten und Leistungen verbesserst. Daher übe dich in aktivem Zuhören und falls du Kritikpunkte nicht nachvollziehen kannst, frag nach!

Do’s & Don’ts im Feedbackgespräch

Feedbackgespräch in der Probezeit

Das Feedbackgespräch in der Probezeit ist ein besonders wichtiges. Dabei geht es in erster Linie um deine Zukunft im Unternehmen. Beide Seiten tauschen sich darüber aus, wie es ihrer Meinung nach läuft und neben positiven Leistungen können auch mögliche Probleme, Fragen und Unklarheiten zur Sprache kommen. War die Einarbeitung erfolgreich oder bedarf es weiterer Unterweisung? Das Ergebnis des Feedbackgesprächs zum Ende der Probezeit kann entweder sein, dass beide Seiten weiter zusammenarbeiten möchten oder eine weitere Zusammenarbeit von einer oder sogar beiden Seiten nicht gewünscht ist.