Notes de frais, quelles sont les règles ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document qui permet à un salarié d’obtenir le remboursement d’une dépense faite dans le cadre de son activité professionnelle. Les Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) se chargent de contrôler ces notes de frais pour éviter les abus. Une note de frais qui ne respecterait pas les clauses établies par l’entreprise est susceptible d’être requalifiée en avantage en nature.

Sur quel(s) type(s) de dépenses s’appliquent les notes de frais ?

L’URSSAF définit quatre types de dépenses professionnelles pouvant faire l’objet d’une note de frais :

• les frais de déplacement : les frais liés au déplacement d’un salarié sont pris en charge si son lieu de déplacement professionnel est à plus de 50 km de son domicile et qu’il est incapable d’effectuer le trajet en moins d’1h30 par les transports en commun ;
• les frais d’hébergement : si un déplacement professionnel implique au salarié de réserver un hôtel ou tout type de logement, son employeur doit lui rembourser ces dépenses ;
• les frais de repas : lorsqu’un salarié se restaure au cours de son déplacement professionnel, ses repas sont pris en charge à condition qu’il apporte un justificatif précis de ce qu’il a consommé ;
• les frais de télétravail : le salarié est susceptible de réclamer une note de frais concernant le télétravail : cela lui permet de payer une partie de son loyer ou de son forfait internet et mobile.

Quelles sont les modalités de remboursement d’une note de frais ?

Le remboursement des notes de frais au réel concerne les dépenses réellement engagées par le salarié. Il doit donc avancer ses dépenses avec son argent personnel pour être remboursé par la suite par son employeur.

Dans le cas d’un remboursement des notes de frais au forfait, l’employeur indemnise son salarié de la même somme chaque mois d’après le barème donné par l’URSSAF. Autrement dit, le salarié bénéficie d’une allocation qui couvre ses dépenses avant qu’elles n’aient lieu. Le salarié n’a donc pas besoin de fournir de justificatifs pour être remboursé.

Quelles sont les limites imposées par les notes de frais ?

Les notes de frais s’exercent dans un cadre précis qui limite les fraudes. Par exemple, un salarié sollicitant un remboursement de ses notes de frais au réel doit toujours présenter un justificatif. Sans ça, la dépense ne sera pas remboursée.

D’autre part, certaines organisations impliquent un plafond à ne pas dépasser pour que la note de frais soit remboursée. Si le salarié dépasse le plafond imposé par son entreprise, celle-ci ne rembourse que le montant maximal qu’elle avait établi.

Les notes de frais s’inscrivent donc dans un cadre juridique précis. Attention à bien le respecter pour ne pas avoir de mauvaise surprise.