Aufgaben im Einkauf: Von Beschaffung bis Logistik

Einige Abteilungen gibt es in so gut wie jedem Unternehmen. Dazu gehören auch Einkauf und Beschaffung. Sachbearbeiter:innen im Einkauf sind für die Beschaffung von Waren – von Rohstoffen bis hin zu Dienstleistungen – verantwortlich und stellen so einen reibungslosen Betriebsprozess und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sicher. Wie wichtig dieser Beruf ist, wie viel du dabei verdienen kannst und eine Tätigkeitsbeschreibung für den Einkauf zeigen wir dir im Folgenden.

Mehr zur Abteilung Einkauf: Definition und Bedeutung

Einkaufssachbearbeiter:innen beschaffen externe Waren jeglicher Form. Darunter Betriebsmittel, Rohstoffe, Hilfsstoffe und Dienstleistungen. Das umfasst sowohl Handelsware als auch Produktionsmaterial. Dabei gilt es die Versorgung des Unternehmens bei einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis sicherzustellen. Egal, ob den Handelsbetrieb oder die Produktion betreffend: Der Einkauf hat eine große Bedeutung für reibungslose Abläufe innerhalb des Unternehmens. Denn so wird nicht nur sichergestellt, dass die Produktion läuft und ausreichende Verkaufsmengen vorrätig sind. Zudem können Unternehmen von enormem Einsparpotenzial profitieren.

Einkäufer:innen sind in nahezu allen Branchen vertreten. Besonders hoch ist die Nachfrage in der Produktion, im Maschinenbau, der Automobilbranche, der Logistik sowie im Handel. Aber auch in der Pharmabranche und in der Elektronik kannst du als Einkäufer:in Arbeit finden. Grundsätzlich werden zwei Tätigkeiten im Einkauf unterschieden: operative und strategische Aufgaben.

Aufgaben im Einkauf

Das Aufgabenfeld im Einkauf unterscheidet sich je nach Unternehmen, Abteilung und Ebene, in der du tätig bist. Dabei gibt es mit dem operativen und dem strategischen Einkauf zwei verschiedene Bereiche. Welche Aufgaben die jeweiligen Bereiche umfassen, erfährst du im Folgenden.

Operativer Einkauf: Aufgaben

Der operative Einkauf umfasst die ausführenden Aufgaben, also die Administration des Einkaufs. Das heißt ein Hauptbestandteil deiner Tätigkeit wird das Einholen und Bewerten von Angeboten sein. Dazu gehört auch das Verwalten von Preisen und Konditionen, das Erstellen von Ausschreibungen und die Vergabe von Aufträgen. Hier eine Übersicht über die typischen Aufgaben im operativen Einkauf:

• Einholen und Bewerten von Angeboten
• Verwaltung von Preisen und Konditionen
• Erstellung von Ausschreibungen
• Vergabe von Aufträgen
• Abstimmen von Liefertermin und -menge
• Warenprüfung und Bedarfsermittlung
• Verwaltung von Lagerbeständen
• Abwicklung von Retouren und Reklamationen

Strategischer Einkauf: Aufgaben

Die strategischen Aufgaben im Beruf auf der anderen Seite betreffen die analytische Planung, darunter die Bewertung der Lieferanten, Preisverhandlungen und Koordination der relevanten Bereiche im Unternehmen. Ziel ist es dabei, die Einkaufs- sowie Beschaffungsprozesse zu optimieren. Das gelingt nur mit einer optimalen Einkaufsstrategie, die Einkäufer:innen festlegen, und einem guten Warenwirtschaftssystem. Wichtig ist es zudem, Lieferanten möglichst langfristig an das Unternehmen zu binden. So kannst du eine hohe Qualität gewährleisten. Hier die Aufgaben im Überblick:

• Auswahl und Bewertung der Lieferanten
• Verhandlung von Preisen und Konditionen
• Überwachen vertraglich vereinbarter Dienstleistungen
• Planung und Steuerung der Materialkostenabwicklung
• Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
• Abstimmen verschiedener Fachbereiche im Unternehmen
• Beobachtung von Wettbewerbern
• Aufgaben der Lagerhaltung
• Erkennen von Einsparpotenzialen

Wie viel kann ich im Einkauf verdienen?

Du interessierst dich für den Beruf des Einkäufers bzw. der Einkäuferin? Dann brennt dir die Frage nach dem Gehalt sicher unter den Nägeln. Wie viel du im Einkauf verdienst hängt allerdings von mehreren Faktoren ab. Zum einen von deinen Qualifikationen und Erfahrungen. Zum anderen auch von der Branche, dem Standort und der Größe des jeweiligen Unternehmens. So zahlen große Konzerne ihren Einkäufer:innen in der Regel ein höheres Gehalt als kleine Firmen. Im Laufe deiner Karriere kann sich dein Verdienst aber mehr als verdoppeln.

Als Berufseinsteiger:in beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt etwa 34.000 Euro. Mit entsprechenden Qualifikationen und etwas Berufserfahrung kann es auf rund 44.000 Euro ansteigen. Mehrjährige Erfahrung und überdurchschnittliche Qualifikationen wiederum bringen dir im Schnitt als Einkaufssachbearbeiter:in 55.000 Euro und als Top-Verdiener kannst du sogar rund 67.000 Euro im Jahr erwirtschaften.

Wie werde ich Sachbearbeiter im Einkauf?

Um Sachbearbeiter:in im Einkauf zu werden, musst du zunächst eine kaufmännische Ausbildung absolvieren. Diese sollte möglichst in einem passenden Bereich sein, zum Beispiel Einkauf oder Logistik. Aber auch eine Ausbildung in anderen Bereichen lässt sich durch Lehrgänge – beispielsweise als „Geprüfter Fachkaufmann (m/w/d) Einkauf und Logistik“ – aufbauen.

Möchtest du ohne vorherige Ausbildung als Einkäufer:in starten, solltest du zumindest bereits erste einschlägige Erfahrung in entsprechenden Bereichen mitbringen und spezielle Weiterbildungsangebote nutzen, um dich für höhere Aufgaben zu qualifizieren. Empfehlenswert sind zum Beispiel Kenntnisse in SAP und MS Office, Fremdsprachenkenntnisse sowie analytisches und strategisches Denken.

Diese Fähigkeiten solltest du mitbringen

Um im Einkauf beruflich durchzustarten, solltest du über einige Kompetenzen verfügen, die du selbstverständlich noch ausbauen kannst. Diese findest du auch häufig in Stellenanzeigen. Hier einige typische Beispiele:

• Strategisches und analytisches Denken
• Unternehmerisches Denken
• Delegieren von Verantwortung
• Ergebnisorientierung
• Technisches Verständnis
• Hands-on-Mentalität
• Proaktives Denken und Handeln
• Wertschätzendes Verhalten
• Ein gewisses Maß an RIsikobereitschaft

Zu guter Letzt noch ein Tipp für deine Bewerbung: Greife relevante Schlüsselworte aus der Stellenanzeige sowohl in Anschreiben und Lebenslauf als auch in deinem Vorstellungsgespräch auf. Damit kannst du dein Interesse und deine Fähigkeiten deutlich machen.