Das Referenzschreiben: Bedeutung, Aufbau und Tipps

Während der Jobsuche ist es nicht immer leicht, sich gegen all die anderen Bewerber:innen durchzusetzen. Um herauszustechen, sind gute Qualifikationen, Berufserfahrungen und eine ansprechende Bewerbung von großer Bedeutung. Aber auch mit einem Referenzschreiben kannst du mit deiner Bewerbung besonders punkten und deine Chancen auf den Job erhöhen. Alles zu Inhalt und Aufbau von Referenzschreiben liest du in diesem Beitrag.

Was ist ein Referenzschreiben?

Eine Referenz ist eine von einer Vertrauensperson gegebene lobende Beurteilung oder Empfehlung deiner Person. Demnach ist ein Referenzschreiben ein schriftliches Dokument, in dem sich ein Referenzgeber oder eine Referenzgeberin über deine berufliche Leistung, deine Fähigkeiten und Eigenschaften positiv äußert. Eine Referenz erhältst du zum Beispiel von

• ehemaligen Vorgesetzten
• Mentor:innen
• Expert:innen
• Kund:innen

Somit wird ein Referenzschreiben nicht wie ein Motivationsschreiben von dir selbst geschrieben, sondern von einer externen Person, die qualifizierte Aussagen über deine Arbeitsweise treffen kann. Es bezieht sich also auf deine berufliche Vergangenheit und nicht auf deine Zukunft. Ein Referenzschreiben ist in Deutschland immer noch nicht so stark verbreitet wie beispielsweise im englischsprachigen Raum. Dort ist der „Letter of Recommendation“ fest etabliert und in nahezu jeder Bewerbung zu finden. Nichtsdestotrotz solltest du die Wirkung eines Referenzschreibens auch hierzulande nicht unterschätzen, da es dir auch in Deutschland Türen öffnen kann.

Referenz per Telefon: Alternative zum Referenzschreiben

Eine Referenz kann über unterschiedliche Wege erfolgen. Neben der schriftlichen Form kannst du zum Beispiel auch einfach den Kontakt deiner Vertrauensperson in der Bewerbung angeben, damit sich dein potenzieller neuer Arbeitgeber oder deine Arbeitgeberin die Empfehlung in einem persönlichen Gespräch mit dem Referenzgeber oder der Referenzgeberin einholen kann. In diesem Fall solltest du die Kontaktdaten deiner Vertrauensperson am Ende des tabellarischen Lebenslaufs angeben. Natürlich ist es dabei unumgänglich, dass du dir vorab die Erlaubnis dafür von deinem Referenzgeber oder deiner Referenzgeberin erteilen lässt.

Laut einer Umfrage sprechen sich rund 24 Prozent der Befragten Personaler:innen dafür aus, telefonische Referenzen in eine Bewerbung einzufügen. Auch rund 30 Prozent der befragten Bewerber:innen halten dies für wichtig. [1] Dabei gelten drei bis fünf Referenzkontakte pro Bewerbung als perfektes Mittelmaß, um glaubwürdig zu wirken. Hier gilt die Faustregel: Besser gar keine Referenzliste, als nur eine einzige Person anzugeben. Denn du solltest mindestens zwei Referenzen aufführen, um positiv herauszustechen und um einen umfassenden Überblick über deine bisherige berufliche Laufbahn zu vermitteln. Aber beachte: Qualität vor Quantität – nur relevante Referenzen zählen.

Ist ein Referenzschreiben wichtig?

Generell sind Referenzschreiben für alle Bewerber:innen wichtig, um im Bewerbungsprozess herauszustechen und die individuellen Qualifikationen zu präsentieren. In vielen Fällen können Referenzen in der Bewerbung sogar ausschlaggebend dafür sein, dass du zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen wirst. Da Referenzen nahezu immer wünschenswert sind, kannst und solltest du sie eigentlich jeder deiner Bewerbungen beifügen.

Besonders für Freiberufler:innen und Berufsanfänger:innen können Referenzen von Vorteil sein. Denn in freiberuflichen Tätigkeiten gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Somit sind Referenzen ein wichtiges Mittel, um die positive Arbeitsweise belegen zu können.

Referenzschreiben vs. Arbeitszeugnis

Referenzschreiben oder Arbeitszeugnis, was ist besser? In Deutschland sind Arbeitszeugnisse gang und gäbe. Daher solltest du sie jeder Bewerbung beifügen – denn so wird es in der Regel von Bewerber:innen vorausgesetzt. Anhand deiner Arbeitszeugnisse können sich Personaler:innen einen allgemeinen Eindruck von deiner Person, deinen bisherigen Tätigkeiten und Qualifikationen verschaffen. Arbeitgeber:innen sind sogar gesetzlich verpflichtet, dir auf Anfrage ein Arbeitszeugnis auszustellen, das dir auf deinem weiteren beruflichen Werdegang nicht im Wege stehen sollte. Daher ist es ratsam, bei einem Jobwechsel auch immer auf ein Arbeitszeugnis zu bestehen. Aber beachte: Ein Arbeitszeugnis kann es mit einem Referenzschreiben nicht aufnehmen.

Denn ein Referenzschreiben erfolgt stets auf freiwilliger Basis und hat daher eine besondere Aussagekraft. Allein die Tatsache, dass sich beispielsweise ein Vorgesetzter oder eine Vorgesetzte die Zeit nimmt, um dir eine freiwillige Referenz zu schreiben, zeigt, dass du als Mitarbeitende:r einen besonders positiven Eindruck hinterlassen hast. Darum solltest du neben einem Arbeitszeugnis auf ein Referenzschreiben in der Bewerbung, wenn möglich nicht verzichten. Ganz gleich, auf welche Stellenpositionen du dich bewerben möchtest, ob Studienplatz, Professur oder Stipendium – ein Referenzschreiben wertet jede Bewerbung auf und zukünftige Arbeitgeber:innen bekommen die Chance, ein authentisches und persönliches Bild von dir zu erhalten.

Wer eignet sich als Referenzgeber:in?

Das Referenzschreiben kann grundsätzlich von jeder Person ausgestellt werden. Der Referenzgeber oder die Referenzgeberin sollte aber bestmöglich aus einer ranghöheren Position kommen und die Leistungen der Person neutral und sachlich einschätzen können. Im besten Fall ist dies ein Vorgesetzter oder eine Vorgesetzte – und keine Person aus dem Kollegium. Freunde, Bekannte und Verwandte sind als Referenzgeber:innen somit eher ungeeignet. Je nachdem, in welcher Lebenssituation du dich gerade befindest, können verschiedene Personen für ein Referenzschreiben geeignet sein.

Generell gilt bei der Auswahl des Referenzgebers beziehungsweise der Referenzgeberin immer, dass du eine gute Beziehung zu ihr haben solltest und dass du im Idealfall über einen längeren Zeitraum mit deiner Vertrauensperson zusammengearbeitet hast. Bei Freiberufler:innen gilt: Je umfangreicher das Projekt und je länger die Zusammenarbeit war, desto besser eignet sich die Referenz.

Tipp: Sollte deine Vertrauensperson den Arbeitsplatz wechseln, ist es sinnvoll, vorher noch nach einem Referenzschreiben zu bitten. Denn eine positive Arbeitsweise solltest du dir immer bestätigen lassen.

Der Aufbau: Das Referenzschreiben Schritt für Schritt

Wie schreibt man ein Referenzschreiben überhaupt? Nun generell gibt es keine konkreten Vorgaben, wenn es um den Inhalt im Referenzschreiben geht. Im Gegenteil, eine Referenz ist etwas ganz Individuelles und entsprechend frei bist du in der Formulierung. Löse dich daher im besten Fall von einer Vorlage, um deinem Referenzschreiben die nötige persönliche Note zu verleihen. Denn eine Referenz ist etwas ganz Persönliches, das nicht irgendwo kopiert werden sollte. Dennoch solltest du dich bei einem Referenzschreiben an einen gewissen Aufbau halten. Dazu zählen die inhaltlichen Schwerpunkte, aber auch eine strukturierte Reihenfolge aller Informationen. Aber keine Sorge, wir geben dir eine Orientierungshilfe an die Hand, damit du bei Aufbau und Inhalt in deinem Referenzschreiben nichts dem Zufall überlässt.

So sollte ein Referenzschreiben aufgebaut sein

1. Der Briefkopf

• Name des Referenzgebers / der Referenzgeberin
• Name des Unternehmens
• Anschrift des Unternehmens
• Ort und Tag der Ausstellung
• Telefonnummer des Referenzgebers / der Referenzgeberin

2. Die Einleitung

• Selbstvorstellung des Referenzgebers / der Referenzgeberin
• Hintergrund der Ausstellung des Referenzschreibens

3. Sachliche Empfehlung

• Bisherige Tätigkeiten
• Abschlüsse
• Zertifikate durch berufliche Weiterbildungen
• Besondere Erfolge während der Anstellung

4. Subjektive Empfehlung

• Positive Erfahrungen während der Zusammenarbeit
• Arbeitseinstellung der Person
• Sozialer Umgang mit Kolleg:innen
• Positive Rückmeldungen von Kolleg:innen, Kund:innen und Vorgesetzten

5. Schlussworte

• Offenheit für Rückfragen
• Grußformel
• Unterschrift des Referenzgebers / der Referenzgeberin
• Datum

Die Punkte geben dir eine sinnvolle Orientierung, um ein ansprechendes und vollständiges Referenzschreiben aufzusetzen. Entspricht dein Schreiben dieser groben Struktur und ist es mit den individuellen Informationen gefüllt, kann bei der Erstellung einer Referenz nichts mehr schief gehen. Beachte: Oftmals werden Referenzen zudem noch mit guten Wünschen für die Zukunft oder anderen wohlwollenden Worten abgerundet.

Du siehst, ein Referenzschreiben kann ziemlich wichtig für deine Bewerbung sein und dich von anderen Bewerber:innen unterscheiden. Es unterstützt deinen Lebenslauf mit weiteren aussagekräftigen Informationen und dient Personalverantwortlichen als seriöse Empfehlung. Um mit der eigenen Bewerbung positiv aufzufallen, kannst du also mit gutem Gewissen auf Referenzen zurückgreifen. Wenn Personaler:innen sich beispielsweise zwischen zwei Bewerber:innen entscheiden müssen, kann eine vorhandene persönliche Referenz am Ende ausschlaggebend sein.

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[1] Presseportal: 2016