Selbstmanagement: Methoden und Tipps für mehr Effektivität

Jeder von uns kennt das Gefühl, wenn Stress den Arbeitsalltag dominiert. Wenn die To-do-Liste zu lang, deine eigenen Erwartungen an dich zu hoch und die Zeit zu knapp ist, dann ist Stress eigentlich schon vorprogrammiert. Ganz egal wie sehr du dich bemühst, du bekommst deine Aufgaben in der Arbeitszeit einfach nicht vom Schreibtisch? Wir zeigen dir, wie du deinen vollgepackten Arbeitstag besser organisieren und dadurch effektiver und stressfreier arbeiten kannst. Denn gutes Selbstmanagement ist keine Zauberei, sondern erfordert vor allem eines: Disziplin.

Selbstmanagement: Definition

Der Begriff Selbstmanagement ist weit gefasst und bezieht sich insbesondere auf die Fähigkeit, seine eigenen Ressourcen wie zum Beispiel Zeit, Energie oder Geld effektiv zu nutzen, um gesteckte Ziele schnell und effizient zu erreichen. Selbstmanagement setzt also das Können voraus, sich selbst zu steuern. Dazu gehören die Organisation und Koordination der eigenen Zeit, der Aufgaben im Job und vieler anderer Aktivitäten auch im privaten Umfeld. Selbstmanagement beinhaltet zudem das Setzen von Prioritäten und das Erkennen von eigenen Stärken und Schwächen.

Im Berufsleben kann ein gutes Selbstmanagement erheblich zu deinem Erfolg beitragen: Denn wer seine Zeit effizient einteilen und sich gut organisieren kann, liefert in der Regel auch sehr gute Ergebnisse ab. Das macht dich zu einem begehrten Mitarbeitenden, dem mit Sicherheit viele berufliche Chancen offenstehen. Auch im privaten Bereich kann Selbstmanagement hilfreich sein. Wer beispielsweise seine Finanzen im Griff hat oder seine Freizeit sinnvoll gestalten möchte, wird von einer guten Selbstorganisation profitieren.

Viele erfolgreiche Menschen wenden Selbstmanagement-Methoden an, um ihre Zeit so gut und effektiv wie möglich zu nutzen. Auch du kannst durch ein gutes Selbstmanagement mehr aus dir herausholen.

Warum ist Selbstmanagement wichtig?

Viele Menschen denken, dass Selbstmanagement nur etwas für Top-Manager:innen und Führungskräfte ist. Doch dem ist natürlich nicht so. Denn jeder kann davon profitieren. In einer aktuellen Studie aus dem Jahr 2022, geben rund 23,88 Millionen Deutsche an, zu wenig Zeit zu haben.[1] Oft liegt das Problem aber nicht in der fehlenden Zeit an sich, sondern in einer mangelhaften Zeitplanung. Ein gutes Selbstmanagement hilft uns dabei, organisierter, strukturierter und effektiver zu arbeiten und somit wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

Selbstmanagement kann also sehr wichtig sein, um eine gewisse Arbeitsstruktur aufzubauen und den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren. Andersherum: Ohne Selbstmanagement ist es wesentlich schwerer, konzentriert und effizient zu sein. Neigst du dazu, deine Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verschwenden? Dann kann dir ein gutes Selbstmanagement helfen, deine Ressourcen sinnvoller zu nutzen und dein persönliches Potenzial besser auszuschöpfen. Möchtest du ab sofort noch mehr aus dir herausholen? Dann solltest du dich mit den bekanntesten Selbstmanagement-Methoden vertraut machen.

Selbstmanagement-Methoden: Hole das Beste aus dir raus

Wenn du dich fragst, wie du deine Zeit effektiver nutzen kannst, bist du nicht allein. Viele Menschen fühlen sich mit den vielen Verpflichtungen und Aufgaben überfordert und wissen nicht, wie sie ihre Zeit am besten einteilen sollen. Glücklicherweise kannst du Selbstmanagement lernen und es gibt viele bekannte Selbstmanagement-Methoden, die dir dabei helfen können. Bewährte Techniken sind zum Beispiel

• die ALPEN-Methode,
• die ABC-Analyse,
• das Pareto-Prinzip oder
• die Eisenhower-Methode.

Diese Methoden lassen sich sehr leicht umsetzen und erfordern nicht viel Zeit. Trotzdem sind sie sehr effektiv und können dein Zeit- und Selbstmanagement deutlich verbessern. Aber beachte, von nichts kommt nichts. Du brauchst in der Regel ein gewisses Selbstmanagement-Training, bis dir die Methoden in Fleisch und Blut übergehen und du deinen eigenen Rhythmus gefunden hast. In den meisten Fällen geschieht dies nicht von heute auf morgen, verliere daher bitte nicht zu schnell deine Motivation an der Sache. Neben den Methoden und Techniken möchten wir dir noch ein paar einfache Selbstmanagement-Beispiele mit auf den Weg geben, die dir im Alltag zu mehr Struktur und Effektivität verhelfen können:

Setze Prioritäten

Einer der wichtigsten Aspekte des Selbstmanagements ist das Setzen von Prioritäten. Versuche, dir daher täglich eine To-do-Liste zu erstellen, um diese dann nach Wichtigkeit der Aufgaben zu priorisieren. Konzentriere dich zunächst auf die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben, um sicherzustellen, dass du diese auch wirklich in deiner Arbeitszeit fertigstellen kannst. Arbeite dich dann zu den weniger wichtigen Aufgaben vor. Bleibt am Ende des Tages noch Zeit, dann kannst du dich auch noch darum kümmern. Ansonsten ist es auch kein Weltuntergang, wenn du Unwichtigeres am nächsten Tag bearbeitest.

Lerne, Nein zu sagen

Ein weiterer wichtiges Learning im Selbstmanagement ist es, Nein zu sagen. Viele Menschen neigen dazu, zu viele Verpflichtungen einzugehen und sich damit überfordert zu fühlen. Wenn du lernst, Nein zu sagen, kannst du vermeiden, zu viel auf einmal auf dem Zettel zu haben. Es ist vollkommen okay und sogar super wichtig, ab und zu auch mal etwas abzulehnen. Wenn du bereits selbst zu viel zu tun hast, ist es in Ordnung, Aufgaben von Kolleg:innen abzulehnen. Lerne dich abzugrenzen, um deine eigene Zeit besser zu verwalten und Stress zu vermeiden.

Nimm dir Zeit für Pausen

Am liebsten arbeitest du so lange, bis sich der Berg an Aufgaben lichtet? Dann stellst du sicher häufiger am Ende des Tages frustriert und erschöpft fest, dass du leider mit deiner Leistung nicht zufrieden bist und mehr liegegengeblieben ist, als du es dir vorgenommen hast. Wer sich hingegen regelmäßig eine Pause gönnt, um sich zu erholen und zu entspannen, kann generell bessere Ergebnisse erzielen. Mithilfe von kleinen Spaziergängen, einem kurzen Durchlüften der Büroräume oder einer Meditationseinheit kannst du deine Energiespeicher schnell wieder aufladen und am Ende sogar produktiver arbeiten und mehr schaffen.

Delegiere deine Aufgaben

Eine weitere Möglichkeit, dich zu entlasten und dein Selbstmanagement zu optimieren, besteht darin, Aufgaben zu delegieren. Denn du musst nicht zwangsläufig immer alles alleine stemmen können. Für viele ist es eine Kunst, To-dos aus der Hand zu geben. Aber du wirst sehen, dass es dir Erleichterung verschaffen wird und deine Kolleg:innen durchaus in der Lage sind, dich zu unterstützen.

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Selbstmanagement-Apps & Tools: Welche sind die Richtigen für mich?

Eine weitere Möglichkeit, für mehr Entspannung im Arbeitsalltag zu sorgen, sind Selbstmanagement-Apps. Es gibt tatsächlich bereits viele verschiedene Selbstmanagement-Apps auf dem Markt, die sich großer Beliebtheit erfreuen. Doch welche dieser Apps, ist die Richtige für dich? Wir haben uns vier der beliebtesten Apps angesehen und sie für dich kurz unter die Lupe genommen.

1. Trello

Trello ist eine Kanban-basierte App, die es dir ermöglicht, deine Aufgaben in Karten zu organisieren. Die Aufgaben können dann in unterschiedlichen Boards und in verschiedenen Spalten nach Kategorien eingeteilt werden. Dies ist eine großartige Methode, um die Übersicht über große und kleine Projekte zu behalten. Außerdem kannst du in Trello Notizen hinzufügen, Dateien anhängen und in den Boards sogar auch mit deinen Kolleg:innen zusammenarbeiten. Die App ist kostenlos erhältlich, es gibt aber auch eine kostenpflichtige Erweiterung zu dem Tool.

2. Evernote

Evernote ist eine weitverbreitete Notiz-App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist. Mit Evernote kannst du Text-, Audio- und Videodateien speichern und bearbeiten. Die App ist ideal für das Erfassen von Gedanken und Ideen on the go. Evernote bietet auch ein kostenpflichtiges Abo an, mit dem du Zugriff auf weitere Funktionen erhältst, wie zum Beispiel das Erstellen von Passwörtern für geschützte Notizen.

3. Todoist

Todoist ist eine weitere beliebte Aufgabenverwaltungs-App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist. Todoist unterscheidet sich von Trello in der Art und Weise, wie du deine Aufgaben organisieren kannst. In Todoist kannst du deine Aufgaben in Projekte einteilen und Unteraufgaben erstellen. So behältst du immer den Überblick über alles, was noch erledigt werden muss. Die App ist kostenlos in den App Stores erhältlich, bietet aber auch ein kostenpflichtiges Abo an, mit dem du Zugriff auf zusätzliche Features hast.

4. AnyDo

AnyDo ist eine gern genutzte To-Do-Listen App, die du dir sowohl für iOS als auch für Android herunterladen kannst. Bei AnyDo kannst du dir deine Aufgaben nach Datum sortieren. So hast du immer den Überblick über alles, was in den nächsten Tagen ansteht. AnyDo bietet dir außerdem die Möglichkeit, Erinnerungen für deine Aufgaben zu setzen. Die App ist kostenlos, bietet aber ebenfalls ein kostenpflichtiges Abo an, mit dem du Zugriff auf weitere Funktionen bekommst.

Wir hoffen, dass du hier viele Tipps und Anregungen für dein Selbstmanagement finden konntest. Wichtig für ein gutes Selbstmanagement ist allerdings auch, dass du weißt, wie du tickst, was dich motiviert und was dich ausbremst. Probiere daher die Methoden und Techniken aus, um herauszufinden, was für dich funktioniert. Mit etwas Training und dem richtigen Know-how kannst du deine Effektivität deutlich steigern und beruflich als auch privat mehr erreichen.

[1]Quelle: Statista: AWA-Umfrage in Deutschland zum Gefühl von Zeitnot bis 2022