Projektmanagement: Aufgaben, Tools, Methoden und mehr

Ein Projekt ohne Projektmanagement ist wie eine Mannschaft ohne Trainer:in: Einer sollte immer den Durchblick behalten. Wer ohne Plan in ein Projekt startet, läuft Gefahr daran zu scheitern. Deswegen gibt es heute auch zahlreiche klassische und agile Projektmanagement-Methoden und
-Tools, die Projektteams je nach Art, Größe und Budget die Durchführung von Projekten erleichtern sollen. Was gehört alles zum Projektmanagement? Welche Projektmanagement-Methoden gibt es und welche Tools haben sich bewährt? Darum geht es in diesem Beitrag.

Was ist Projektmanagement und welche Aufgaben hat es?

Das Projektmanagement hat die Aufgabe, ein Projekt erfolgreich zum Ziel zu führen. Genauer gesagt geht es darum, ein Ergebnis innerhalb einer vorgegebenen Zeit und unter Einhaltung eines Budgets zu erreichen. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, geht es im Projektmanagement in erster Linie um die zielgerichtete Planung und Steuerung, Überwachung und Auswertung des Projekts.

Das Wort Projekt ist im beruflichen Umfeld sehr geläufig. Aber nicht jede Aufgabe, die dir im Job übertragen wird, ist direkt ein Projekt. Ein Projekt lässt sich anhand dieser fünf Merkmale beschreiben:

1. Ein Projekt hat eine klare, messbare Zielvorgabe, die erreicht werden soll.
2. Das Projektziel muss zu einem vorgegebenen Zeitpunkt erreicht werden.
3. Für die Projektumsetzung sind die Ressourcen (Budget, Personal, Material etc.) begrenzt.
4. Ein Projekt ist neuartig und einmalig – kein wiederholter Routinevorgang.
5. Ein Projekt ist komplex und wird in der Regel von mehreren Personen bearbeitet.

Was gehört alles zum Projektmanagement?

Ganz gleich in welchem Bereich ein Projekt durchgeführt wird, es durchläuft dabei immer unterschiedliche Stadien. Im klassischen Projektmanagement werden diese fünf Phasen unterschieden.

1. Phase: Die Initiierung

Die Initiierungsphase dient der Projektvorbereitung und ist der Startschuss für das Projekt. In ihr gilt es die Ziele des Projektes genau zu klären, um darauf aufbauend eine erste Grobplanung vorzunehmen. Anhand einer Umfeldanalyse und der Definition der Phasen und Meilensteine, kann zu diesem Zeitpunkt das Projektteam grob zusammengestellt und zudem eine erste Zeit- und Ressourcenplanung ausgearbeitet werden. In dieser Phase des Projekts wird meist auch ein Business Case erstellt, in dem die Kosten und voraussichtlich erzielten Erträge des Projekts untersucht werden.

2. Phase: Die Planung

In dieser Phase des Projektmanagements geht es darum, dein Projekt zu konkretisieren. Definiere, welche Zwischenschritte dein Vorhaben benötigt und welche Ziele und Teilziele du festlegen möchtest. Arbeite dich dabei von Groß nach Klein immer weiter ins Detail, bevor du zur dritten Phase des Projekts übergehen kannst.

3. Phase: Die Durchführung

Wenn die Planung steht und du die Projektziele klar vor Augen hast, beginnt die Umsetzung des Projekts. Jetzt geht es im Projektmanagement darum, bestimmte Aufgaben zu verteilen, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu bewältigen.

4. Phase: Die Leistungsüberwachung

In dieser Phase des Projektes geht es um die Messung deiner Erfolge. Hat das Projekt die vorab definierten Teilziele und Zwischenschritte erreicht? Dank der Erfolgskontrolle können eventuelle Fehler im Team korrigiert und reflektiert und für zukünftige Projekte direkt ausgeschlossen werden. Darüber hinaus steigern die erzielten Erfolge die Motivation im Team.

5. Phase: Der Projektabschluss

Es gibt keine festgelegte Lösung für den richtigen Projektabschluss. Viele nutzen diese Phase dafür, um sich mit den Projektbeteiligten noch einmal in einem gemeinsamen Meeting über die Erfolge des Projekts im Detail auszutauschen.

Projektmanagement-Methoden im Überblick

Die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten beinhalten viele unterschiedliche Herausforderungen. Abhängig von der Projektphase, Größe und Art des Projekts können Projektmanagement-Methoden die gesamte Abwicklung deutlich erleichtern und verbessern. Es gibt verschiedene Methoden, die für Projektteams zur Auswahl stehen. Dabei werden grundsätzlich klassische sowie agile Projektmanagement-Methoden voneinander unterschieden.

Klassisches Projektmanagement basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell, das eine Abfolge von Projektphasen vorsieht, die linear oder parallel verlaufen können. Der klassische Ansatz eignet sich insbesondere für Projekte mit feststehenden Anforderungen, bei denen benötigte Ressourcen und weitere Aspekte gut planbar sind.

Agile Projektmanagement-Methoden basieren hingegen auf einer sogenannten iterativ-inkrementellen Vorgehensweise. Unter einer Iteration wird allgemein ein sich mehrfach wiederholender, aufeinander aufbauender (inkrementeller) Prozess verstanden. Nach jeder Iteration folgt eine Feedbackschleife, um sich nach und nach dem gewünschten Ziel immer weiter anzunähern.

Wir stellen dir einige der bekannten klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden vor.

Klassische Projektmanagement-Methoden

Die Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist eine klassische Projektmanagement-Methode. Sie verläuft Schrittweise – wie ein Wasserfall. Die einzelnen Arbeitsschritte

• von der Initiierung,
• Planung und Analyse, Aufstellung des Ressourcenplans,
• Durchführung, Überwachung und Steuerung bis zum
• Abschluss des Projekts

werden nacheinander abgearbeitet. Neue Aufgaben werden erst begonnen, wenn die vorherigen abgeschlossen sind. Diese Projektmanagement-Methode eignet sich besonders für weniger umfangreiche Projekte oder solche, die von kurzer Dauer sind.

Die Meilensteintrendanalyse (MTA)

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Projektmanagement-Methode zur Prognose und Steuerung von Projektterminen (Meilensteinen). Mit ihr wird also der zeitliche Fortschritt eines Projekts überwacht, in dem feste Termine für bestimmte Meilensteine innerhalb des Projekts festgelegt werden. Auf diese Weise werden Terminverzögerungen frühzeitig erkannt. Die Meilensteintrendanalyse eignet sich für Projekte von geringer Komplexität und mit planbaren Abläufen.

Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method)

Der kritische Pfad ist eine Netzplantechnik, die als Methode zur Zielerreichung im Projektmanagement eingesetzt wird. Netzpläne sind grafische oder tabellarische Darstellungen und geben eine Ablaufstruktur des Projekts wieder. Ein Netzplan stellt dabei die einzelnen Vorgänge und Ereignisse, deren Dauer und zeitliche Anordnung sowie die Abhängigkeiten unter den einzelnen Teilaufgaben dar. Der kritische Pfad ist somit die Aneinanderreihung aller Vorgänge innerhalb eines Projekts. Auf diese Weise kann der Pfad aufzeigen, welche Aufgaben Priorität haben und bei denen es nicht zu einer Verzögerung kommen sollte, um den Zeitplan nicht zu gefährden. Der kritische Pfad kann zwar keine Engpässe und Verzögerungen verhindern, zeigt aber potenzielle Risiken auf.

Agile Projektmanagement-Methoden

Die Kanban-Methode

Kanban ist eines der meist verbreiteten agilen Projektmanagement-Methoden. Der Name Kanban kommt aus dem Japanischen und ist eine Zusammensetzung aus den Silben „kan“ und „ban“, was übersetzt soviel wie „Signalkarte“ bedeutet. Kernstück der Methode ist das Kanban Board. Hier werden die Arbeitsschritte eines Projekts visualisiert und nach ihrem Status in mindestens drei Spalten gegliedert: To Do, In Progress und Done – ganz links befindet sich das sogenannte Backlog. Hier werden alle noch anstehenden Aufgaben gesammelt.

• Der Spalte „To Do” werden Aufgaben zugeordnet, die noch nicht begonnen haben.
• In der Spalte „In Progress“ befinden sich aktive Aufgaben, die in Bearbeitung sind.
• Die Spalte „Done“ enthält abgeschlossenen Vorgänge.

Die Spalten können flexibel an das jeweilige Projekt durch andere Spaltenbezeichnungen oder weitere Spalten ergänzt werden. Dabei arbeitet Kanban nach dem Slogan: „Stop starting – start finishing“. So sollen Aufgaben nacheinander bearbeitet werden, statt viele Vorgänge parallel zu bewältigen. Durch diese Methode soll der Workflow innerhalb eines Projektes verbessert und somit die Produktivität und Qualität des Endprodukts gesteigert werden. Kanban lässt sich zudem mit anderen agilen Projektmanagement-Methoden wie SCRUM kombinieren.

Die SCRUM-Methode

SCRUM ist eine sehr bekannte agile Projektmanagement-Methode, mit der kleine Teams selbst organisiert und selbstständig arbeiten können. SCRUM eignet sich insbesondere für komplexe Projekte, bei denen die konkreten Anforderungen zu Beginn noch nicht eindeutig sind. So wird mit der SCRUM-Methode die Laufzeit eines Projekts in Etappen, sogenannte Sprints, unterteilt. Ein Sprint ist ein bestimmter Zeitraum (bis zu 30 Tage), in dem ein Zwischenprodukt fertiggestellt werden soll. Dieses Zwischenprodukt wird dann in den darauffolgenden Sprints immer weiter optimiert, bis am Ende ein zufriedenstellendes Endprodukt vorliegt. Während eines Sprints darf an den Aufgaben nichts verändert werden.

Steige hier noch tiefer in agile Arbeitsmethoden ein.

Projektmanagement-Tools: Welche sind beliebt?

Auf dem Markt triffst du auf eine Vielzahl an Projektmanagement-Tools, die nicht nur bei der Verwaltung von langfristen Projekten, sondern auch bei der Verwaltung von Teamzielen und bei der Koordination einzelner Aufgaben den Workflow unterstützen sollen. Welches Tool sich eignet, hängt immer ganz individuell von den nachfolgenden Fragestellungen ab

• Wie komplex oder einfach sind die Projekte?
• Sind die Aufgaben und Rahmenbedingungen klar definiert?
• Werden die Aufgaben im Team oder über einen Projektmanager festgelegt?

Ist das Projekt eher einfach, zum Beispiel eine Kampagne oder ein Event Workflow, und die Aufgaben werden im Team festgelegt, dann bietet sich in der Regel ein Projektmanagement-Tool an, das nach der Kaban-Methode arbeitet. Hier finden sich Software-Lösungen wie Trello, Asana oder monday.com. Ist das Projekt hingegen komplex, aber die Rahmenbedingungen sind klar definiert, kann eine klassische Projektmanagement-Methode sinnvoll sein. Dann eignen sich Software-Lösungen wie Asana oder Wrike. Wer auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool ist, das auf agile Sprints ausgerichtet ist, findet ein gutes Angebot mit der Software von Jira, Trello oder monday.com.

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Wie wirst du Projektmanger:in?

Ein guter Projektmanager oder eine Projektmanagerin haben häufig eine fachliche Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Technik oder Informatik absolviert. Das ist aber nicht zwingend eine Voraussetzung. Wenn du dich für die Tätigkeit des Projektmanagers oder der Projektmangerin interessierst, sind die nachfolgenden Soft Skills allerdings ein Muss:

• Teamfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Problemlösungskompetenzen
• Organisationstalent
• Zeitmanagement
• Führungskompetenzen
• Konfliktlösungsfähigkeiten

Die Grundlagen für das Projektmanagement lernst du in der Regel dann „on the job“. Zudem kannst du deine Kenntnisse auch mithilfe einer Projektmanagement-Schulung vertiefen und auf den neuesten Stand bringen: Denn Projektmanagement entwickelt sich stetig weiter.